Полезные расширения для microsoft excel

Работа с файлами

О файлах Microsoft Office Excel 2010

В Microsoft Office 2010 принят формат файлов, впервые использованный в Microsoft Office 2007. Этот формат основан на языке XML . По умолчанию документы, создаваемые в Excel 2010, как и в Excel 2007, сохраняются с расширением имени файла, которое получается путем добавления суффикса “x” или “m” к привычному расширению. Суффикс “x” указывает на то, что XML – файл не содержит макросов , а суффикс “m” – что XML – файл макросы содержит. Таким образом, имена обычных файлов Excel 2010 имеют расширение xlsx, а не xls.

XML -форматы предоставляют целый ряд преимуществ – не только для разработчиков и создаваемых ими продуктов, но также для отдельных пользователей и организаций.

Файлы автоматически сжимаются, и в некоторых случаях их размер может сокращаться на 75 процентов по сравнению с предыдущими версиями Excel .

Формат обеспечивает улучшенное восстановление поврежденных файлов. Файлы построены по модульному принципу, при котором разные компоненты данных хранятся в файле отдельно друг от друга. Это позволяет открывать файлы даже при разрушении или повреждении какого-либо компонента файла (например, диаграммы или таблицы).

Обеспечивается более легкое обнаружение документов, содержащих макросы . Файлы, которые сохраняются с расширением xlsx, не могут содержать макросы , написанные на языке VBA ( Visual Basic для приложений) или элементы управления ActiveX , следовательно, в них отсутствует угроза безопасности , связанная с такого рода внедренными кодами. Только файлы, с расширением xlsm могут содержать макросы на языке VBA и элементы управления ActiveX , хранящиеся в обособленных частях файла. Различные расширения имен файлов позволяют легко отличать файлы, содержащие макрос , от файлов, которые его не содержат, и облегчают обнаружение антивирусными программами файлов, содержащих потенциально опасный код. Кроме того, системные администраторы могут заблокировать документы, содержащие нежелательные макросы или элементы управления , что повышает безопасность открытия документов.

Следует отметить, что с файлами новых форматов невозможно работать в предыдущих версиях Excel . Чтобы можно было открывать и изменять файлы Excel 2007 и Excel 2010 в более ранних версиях, следует загрузить необходимые конвертеры файлов.

Окна для работы с файловой системой в Excel 2010

Многочисленные окна для работы с файловой системой в Excel 2010, выглядят примерно одинаково. Внешний вид этих окон зависит от операционной системы. Некоторые из окон при работе в операционной системе Windows Vista показаны на рис. 2.1,

Размер окна можно изменить перетаскиванием его границ. При уменьшении размера окна могут скрываться некоторые его элементы.

В верхней части окна в поле с раскрывающимся списком (1 на рис. 2.2 ) отображается имя текущей папки и имя (имена) вышерасположенных папок. Например, на рис. 2.2 текущей папкой является папка 2010 год, которая находится в папке Проспекты.

Для перехода в вышерасположенную папку достаточно щелкнуть по ее имени. Если щелкнуть по стрелке справа от имени папки, будет отображен список всех содержащихся в ней папок (рис. 2.3). Для перехода в нужную папку достаточно щелкнуть по ее имени в этом списке.

Если щелкнуть по двойной стрелке в левой части поля, будет отображен список вышерасположенных папок и специальных папок Windows (рис. 2.4). Для перехода в нужную папку достаточно щелкнуть по ее имени.

Поле Поиск (2 на рис. 2.2 ) предназначено для поиска файлов в текущей папке и во всех вложенных папках .

Кнопки Назад и Далее (3 на рис. 2.2 ) позволяют перейти к предыдущей папке или вернуться в только что покинутую. Если щелкнуть по стрелке, расположенной справа от этих кнопок, появится список всех папок, которые были отображены в текущем окне.

Щелчок по кнопке Упорядочить (4 на рис. 2.2 ) вызывает меню (рис. 2.5). Меню содержит команды для работы с файлами (Вырезать, Копировать, Удалить и др.), свойствами файлов, а также команды для настройки внешнего вида окна ( Представление ). Команды подчиненного меню Представления позволяют отобразить или скрыть Панель навигации (расположена в левой части окна – 8 на рис. 2.2 ), Панель подробностей, предназначенную для отображения некоторых свойств файла (в окне на рис. 2.2 отсутствует), Панель просмотра, предназначенную для предварительного просмотра файла (в окне на рис. 2.2 отсутствует).

Кнопка Изменить представление (5 на рис. 2.2 ) предназначена для выбора режима отображения значков папок и файлов в окне. Как и в Проводнике Windows может быть выбран один из семи режимов: Огромные значки, Крупные значки, Обычные значки, Мелкие значки, Список , Таблица , Плитка, Содержимое.

Как открыть файл XLSX

Если вы специально не установили на свой компьютер программу, которая может открывать файлы XLSX, то двойной щелчок по одному из них ничего не даст. На вашем компьютере должна быть установлена специальная программа, способная распознавать файл XLSX.

Хотя Microsoft Excel (версия 2007 и новее) является основной программой, используемой как для открытия файлов XLSX, так и для редактирования файлов XLSX, вы можете установить пакет обеспечения совместимости Microsoft Office для открытия, редактирования и сохранения файлов XLSX, используя более старую версию Excel.

Если у вас нет намерения редактировать файл XLSX и вы просто хотите его просмотреть, вы можете установить бесплатную программу просмотра Microsoft Office Excel. Она также поддерживает печать и копирование данных из файла XLSX, что может быть всем, что вам нужно сделать.

Вы также можете открывать и редактировать файлы XLSX без Excel, совершенно бесплатно, используя электронные таблицы Kingsoft, OpenOffice Calc или LibreOffice Calc. Если вы работаете на Mac, Apple Numbers также поддерживает файлы XLSX (но не все функции будут работать).

Google Sheets, Microsoft Excel Online и Zoho Docs – это ещё несколько способов бесплатно открывать и редактировать файлы XLSX. Но, Вы должны будете загрузить файл XLSX на веб-сайт, прежде чем вносить какие-либо изменения.

Чтобы отредактировать файл XLSX в Google Sheets, необходимо сначала загрузить его через Google Drive, а затем открыть этот файл в Google Sheets. Смотрите изображение ниже для помощи.

Если вы используете веб-браузер Chrome, вы можете установить Office Editing для документов, листов и слайдов в качестве расширения, которое позволяет открывать и редактировать файлы XLSX непосредственно в браузере, перетаскивая локальный файл XLSX в Chrome или открывая его из интернета, не загружая сначала на компьютер.

Парольная защита Microsoft Excel

Защита Microsoft Excel предоставляет несколько типов различных паролей:

• пароль для открытия документа
• пароль для изменения документа
• пароль для защиты листа
• пароль для защиты книги
• пароль для защиты общей книги
• пароль для защиты кода VBA

Все пароли, кроме пароля для открытия документа, можно удалить мгновенно, вне зависимости от версии Microsoft Excel, в которой был создан документ. Эти типы паролей в первую очередь служат для коллективной работы над документом. При их использовании документ не шифруется, а в документе сохраняется хэш от установленного пароля. Хотя при использовании пароля для защиты книги документ шифруется на известном пароле «VelvetSweatshop», это не добавляет документу дополнительной защиты. Единственным типом пароля, который может помешать злоумышленнику получить доступ к документу, является «пароль для открытия», но криптостойкость такой защиты сильно зависит от версии Microsoft Excel, в которой был создан документ.

В Microsoft Excel версии 95 и ранее «пароль на открытие» преобразовывается в 16-битный ключ, который взламывается мгновенно. В Microsoft Excel 97 / 2000 пароль преобразовывался уже в 40-битный ключ, который на современном оборудовании также может быть взломан очень быстро. К тому же программы для взлома паролей могут перебирать сотни тысяч паролей в секунду, что позволяет не только расшифровать документ, но и найти оригинальный пароль. В Microsoft Excel 2003 / XP ситуация немного улучшилась — пользователь может выбрать практический любой алгоритм шифрования, доступный в системе (CryptoServiceProvider). Но по умолчанию осталась все та же защита Microsoft Excel 97 / 2000. Для пользователей, привыкшим доверять поведению программ по умолчанию, это означает отсутствие стойкой защиты на их документы.

Ситуация кардинально изменилась в Microsoft Excel 2007 — для шифрования стал использоваться современный алгоритм AES с ключом в 128 бит, а для получения ключа применяться 50000-кратное использование хэш-функции SHA1, что уменьшило скорость перебора до сотен паролей в секунду. В Microsoft Excel стойкость защиты по умолчанию была увеличена ещё в 2 раза благодаря применению уже 100000-кратного SHA1-преобразования пароля в ключ. Вывод: на данный момент стойкую защиту обеспечивают только документы, сохраненные в формате Office 2007 / 2010 с установленным на них стойким «паролем на открытие».

Онлайн-сервисы

Если вы не хотите устанавливать громоздкие программы на свой компьютер, следует воспользоваться интернет-сервисами, которые могут работать с офисными файлами. Все подобные сайты, как правило, бесплатные и не ограничивают пользователей в их использовании.

Яндекс-диск – это комплексное облачное хранилище, которое позволяет не только хранить файлы, но и просматривать их. Редактировать документ вы, к сожалению, не сможете, но зато есть возможность быстро посмотреть его содержимое.

Чтобы открыть .xls, для начала загрузите нужный вам файл на сервис (для этого нужно иметь зарегистрированную учетную запись и достаточное количество места на облачном диске). Затем дождитесь окончания загрузки файла, кликните на нем и выберите пункт «Посмотреть». Содержимое файла откроется в новой странице браузера.

Рис. 5 – просмотр офисных фалов в облачном хранилище от Яндекса

Следующий сервис, который способен быстро открыть xls без потери данных – это Google Docs.

Сайт Google Drive (drive.google.com) – облачное хранилище для любого типа файлов. Сервис имеет присоединенные приложения для работы с документами, которые открываются и работают прямо в браузере.

В народе сервис имеет общее название ГуглДокс; он полноценно работает со всеми типами обычных офисных документов и содержит множество экземпляров темплейтов, или заготовок документов – для создания резюме, to-do листов, годовых отчетов, бюджетирования и т. д. (рис.6).

Рис. 6 Темплейты Гугл Док

Рис.7 – просмотр документов пользователя в Google Docs

Для доступа в Google Drive необходимо иметь учетную запись Google – сервис работает в связке с почтовым сервисом gmail.com. На старте каждый пользователь получает 7 ГБ свободного места в хранилище и возможность редактировать любые документы онлайн, в том числе в коллаборации с другими юзерами.

Рис. 8 Интерфейс онлайн-приложения Google Sheets

Рис. 8а Интерфейс онлайн-приложения Google Sheets

Форматы ячеек в приложении Excel

Формат этой программы прямым образом влияет на то, как будет выглядеть конечный результат. К примеру, есть возможность полностью поменять шрифт в книге, в частности его размеры, цвета и прочие параметры. Как известно, вся рабочая область в программе включает в себя некоторое количество ячеек, изменение формата которых приводит к изменению вида результирующего документа. Есть возможность тщательно настроить формат ячеек либо же их диапазон. Сделать это можно несколькими работающими способами.

Первый способ

Этот вариант является самым простым и не требует больших навыков. Все, что нужно пользователю, это, находясь в нужной ячейке, вызвать с помощью правой кнопки мыши специальное контекстное меню и там войти в пункт «Формат ячеек» и настроить нужные параметры, включающие границы, заливки, форматы отображения и вид выравнивания.

Второй способ

Второй вариант подразумевает под собой поиск функции в панели под названием «Главная». В частности, необходимо отыскать эту панель, перейти на нее и там уже выбрать раздел, который называется «Шрифты».

Именно здесь есть возможность настроить все без исключения параметры отображения конкретных символов, такие как его размеры, цвета и виды. Помимо этого, здесь же можно найти тот же пункт «Формат ячеек» и использовать функции для выделения ячейки цветом, а также отображения границ выделенного диапазона с помощью любых имеющихся цветов.

Расширения Excel

Расширение файла находится в конце файла, что помогает определить тип файла в операционной системе. В Microsoft Windows расширение файла — это период, за которым часто следуют один, два, три или четыре символа.

Например, имя файла «XYZ.doc» имеет расширение «.doc», которое является расширением файла, связанным с файлом документа.

Расширения файлов Excel могут быть разных типов. Здесь мы рассмотрим наиболее распространенный тип файла:

XLS — расширение файла Excel

Это расширение является наиболее распространенным типом по умолчанию в электронной таблице, созданной офисом Microsoft. До Excel 2007 расширение файла было XLS. Это расширение относится к файлу, который содержит все типы информации, включая данные, форматы, графику и т. Д. Операционная система распознает тип файла с помощью расширения и управляет этим файлом с помощью приложения Excel.

XLS является типом файла по умолчанию для Excel версии 2.0 до Excel 2003.

XLSX — расширение файла Excel

Это расширение используется файлами электронных таблиц, созданными в Excel версии 2007 года. Для файла Excel текущее расширение файла по умолчанию — XLSX.

XSLX — это формат файла на основе XML. При использовании этой технологии файл с форматом XSLX имеет меньший вес или размер, и по сравнению с форматом файла XLS это приводит непосредственно к экономии места. Это требует меньше времени для загрузки или загрузки документов Excel.

Единственным недостатком этого расширения XSLX является то, что эта версия несовместима для запуска файлов до Excel 2007.

Этот тип файла расширения генерируется электронной таблицей с Excel версии 2007 года, включая макросы Excel.

С помощью расширения легко понять, что файл содержит макрос. Из-за соображений безопасности и защиты файла с помощью компьютерных вирусов, вредоносных макросов, заражения компьютеров и т. Д. Эта версия появляется.

Это расширение файла очень надежно с точки зрения макросов и по соображениям безопасности.

XLSB — расширение файла Excel

Если файлы Excel содержат большой объем данных или информации, этот тип расширения полностью поддерживается в процессе сжатия, сохранения, открытия и т. Д.

Файл Excel, который содержит большой объем данных, занимает много времени при открытии и обработке этого файла. Иногда при вскрытии его вешают и часты аварии.

Как изменить формат файла Excel или расширение?

Для изменения расширения файла выполните следующие действия:

• Откройте книгу, для которой вы хотите изменить формат.
• Перейдите на вкладку ФАЙЛ .

Откроется окно левой панели. На этой панели доступно много вариантов. Смотрите скриншот ниже.

Нажмите на опцию Сохранить как, как показано ниже.

Откроется диалоговое окно, как показано ниже.

Теперь вам нужно выбрать, куда вы хотите сохранить файл в системе. Смотрите скриншот ниже.

Я выбрал рабочий стол для сохранения этого файла в качестве места назначения.

В поле «Имя файла» укажите имя файла для книги.

• В поле « Сохранить как тип» нам нужно выбрать формат файла.
• Нажмите Save as type filed, откроется список формата, как показано на скриншоте ниже.

Выберите формат файла и нажмите кнопку « Сохранить» для сохранения файла.

Это сохранит файл с расширением.

Как узнать тип сохраняемого файла?

Для этого выполните следующие шаги:

• Выберите файл, для которого вы хотите знать формат файла.
• Щелкните правой кнопкой мыши по этому файлу.
• Откроется раскрывающийся список параметров.
• Нажмите на опцию Свойства из списка. Смотрите скриншот ниже.

• Откроется окно свойств.
• Под опцией Тип файла вы можете увидеть тип файла или расширение файла. Смотрите скриншот ниже.

Что нужно помнить о форматах файлов Excel

• Все форматы файлов не поддерживают все функции Excel, такие как формулы и т. Д., Поэтому будет отображаться окно с предупреждением.
• Затем вы можете изменить формат файла снова.

Рекомендуемые статьи

Это было руководство по расширениям Excel. Здесь мы обсуждаем, как изменить формат файла Excel или расширение вместе с его практическими примерами. Вы также можете просмотреть наши другие предлагаемые статьи —

1. Шпаргалка по формулам Excel
2. Как рассчитать формулу Excel CAGR
3. Упрощенные шаги для сортировки столбцов в Excel
4. Научитесь создавать таблицы данных в Excel

Проблемы сопоставлений

Еще одна причина того, что файл «Эксель» не открывается, состоит в том, что в настройках операционной системы были нарушены параметры, установленные для соответствия файлов определенным программам, которые должны открывать их по умолчанию.

В этом случае необходимо перейти в раздел приложений по умолчанию, используя для этого «Панель управления» или меню параметров (только в Windows восьмой и десятой версий), затем найдите в списке форматов все те, что начинаются с XLS, а после этого, если справа редактор Excel по умолчанию не установлен, измените стандартное приложение, нажав кнопку с плюсиком и выбрав программу из списка.

Примечание: если Excel в списке приложений отсутствует, воспользуйтесь кнопкой обзора и укажите путь к исполняемому файлу программы (Excel.exe). В случае наличия нескольких версий «Офиса», папки будут отмечены номерами, поэтому искать файл запуска табличного редактора необходимо в том каталоге, номер которого выше (12, 15 или 16, что соответствует пакету 2007-2016 годов выпуска).

Как пишется формат эксель

В 1982 году Microsoft запустила на рынок свой первый электронный табличный процессор Multiplan, который был очень популярен на CP/M системах, но на MS-DOS системах он уступал Lotus 1-2-3. Первая версия Excel предназначалась для Mac и была выпущена в 1985 году, а первая версия для Windows была выпущена в ноябре 1987 года. Lotus не торопилась выпускать 1-2-3 под Windows, и Excel с 1988 года начала обходить по продажам 1-2-3, что в конечном итоге помогло Microsoft достичь позиций ведущего разработчика программного обеспечения. Microsoft укрепляла свое преимущество с выпуском каждой новой версии, что имело место примерно каждые два года. Текущая версия для платформы Windows — Excel 14, также известная как Microsoft Office Excel 2010. Текущая версия для платформы Mac OS X — Microsoft Excel 2011.

В начале своего пути Excel стал причиной иска о товарном знаке от другой компании, уже продававшей пакет программ под названием «Excel». В результате спора Microsoft была обязана использовать название «Microsoft Excel» во всех своих официальных пресс-релизах и юридических документах. Однако со временем эта практика была позабыта, и Microsoft окончательно устранила проблему, приобретя товарный знак другой программы. Microsoft также решила использовать буквы XL как сокращённое название программы: иконка Windows-программы состоит из стилизованного изображения этих двух букв, а расширение файлов по умолчанию в Excel — .xls. В сравнении с первыми табличными процессорами Excel представляет множество новых функций пользовательского интерфейса, но суть остается прежней: как и в программе-родоначальнике, VisiCalc, организованные в строки и столбцы клетки-ячейки могут содержать данные или формулы с относительными или абсолютными ссылками на другие клетки.

Excel был первым табличным процессором, позволявшим пользователю менять внешний вид таблицы на экране: шрифты, символы и внешний вид ячеек. Он также первым представил метод умного пересчёта ячеек — обновления только ячеек, зависящих от изменённых ячеек: раньше табличные процессоры пересчитывали все ячейки; это делалось либо после каждого изменения (что на больших таблицах долго), либо по команде пользователя (что могло вводить пользователя в заблуждение непересчитанными значениями).

Будучи впервые объединёнными в Microsoft Office в 1993 году, Microsoft Word и Microsoft PowerPoint получили новый графический интерфейс для соответствия Excel, главного стимула модернизации ПК в то время.

Начиная с 1993 года, в состав Excel входит Visual Basic для приложений (VBA), язык программирования, основанный на Visual Basic, позволяющий автоматизировать задачи Excel. VBA является мощным дополнением к приложению и в более поздних версиях Excel доступна полнофункциональная интегрированная среда разработки. Можно создать VBA-код, повторяющий действия пользователя и таким образом автоматизировать простые задачи. VBA позволяет создавать формы для общения с пользователем. Язык поддерживает использование (но не создание) DLL от ActiveX; более поздние версии позволяют использовать элементы объектно-ориентированного программирования.

Функциональность VBA делала Excel легкой мишенью для макровирусов. И это было серьёзной проблемой до тех пор, пока антивирусные продукты не научились обнаруживать их. Фирма Microsoft, с опозданием приняв меры для уменьшения риска, добавила возможность выбора режима безопасности:

• полностью отключить макросы
• включить макросы при открытии документа
• доверять всем макросам, подписанным с использованием надёжных сертификатов.

Версии Excel от 5.0 до 9.0 содержат различные «пасхальные яйца», хотя, начиная с версии 10 Microsoft начала принимать меры по их ликвидации.

Критика

Из-за того, что Excel работает на основе расчетов с плавающей запятой, статистическая точность Excel подвергается критике. Сторонники Excel заявляют в ответ, что ошибки проявляются лишь в особых условиях специально подобранных исходных данных, которые затрагивают относительно небольшое число пользователей, и с низкой вероятностью могут встретиться на практике. Для версий 97, 2000, 2002 зафиксированы ошибки при выполнении функции MOD (деление с остатком) при определённых аргументах, где функция вместо результата возвращает ошибку #NUM!.

Проблемы с датой

В версиях Excel до 2007 включительно 1900 год ошибочно считался високосным. Ошибка возникла в Lotus 1-2-3, была намеренно внесена в Excel для совместимости и поддерживалась для обратной совместимости.

Ошибки отображения Excel

Скриншот Microsoft Excel 2007, показывающий ошибку отображения 65535

22 сентября 2007 года было сообщено, что в определённых ситуациях Excel 2007 будет показывать неправильные результаты. В частности, для тех пар чисел, чьё произведение равно 65535 (например, 850 и 77,1), Excel отобразит в качестве итога 100000. Это происходит примерно с 14,5 % таких пар. Кроме того, если к результату добавить единицу, Excel выведет итог 100001. Однако если из итога вычесть единицу, на дисплее отобразится правильный результат 65534. (Также, если итог умножить или разделить на 2, будут отображены 131070 и 32767,5 соответственно.)

Microsoft сообщила в блоге Microsoft Excel, что проблема существует в отображении шести конкретных значений с плавающей запятой между 65534,99999999995 и 65535 и шести значений между 65535,99999999995 и 65536 (не включая границ). Любые расчёты, результат которых равен одному из двенадцати значений, будут отображаться неправильно. Фактические данные, хранящиеся и передающиеся в другие ячейки, верны, неверно лишь отображение значения. Ошибка появилась в Excel 2007 и отсутствует в предыдущих версиях. 9 октября 2007 года Microsoft выпустила патч, исправляющий проблему. Он вошёл и в состав исправлений Service Pack 1.

Данная ошибка не наблюдается в Microsoft Excel 2016.

Как в Эксель расширение файла выбрать: полезные советы

Привет, друзья. Сегодня хочу поговорить о форматах файлов Excel. Когда вы сохраняете рабочую книгу, программа предлагает вам выбрать формат, в котором будет храниться файл. Как выбрать подходящий, а какой выбирать не нужно? Чтобы сделать правильный выбор – читайте этот пост.

Важно знать, что файл Excel 2007 и более поздних версий кардинально отличается от ранних версий программы. Например, документ Microsoft Excel 2003 имел расширение xls, но, начиная с пакета Microsoft Office 2007, разработчики обновили программу, дали ей новый интерфейс и расширение xlsx

Файлы старого образца в материалах этого блога я не буду затрагивать, а вот обновленный – рассмотрим подробно.