Архивация файлов

Для чего они нужны

Архивы также полезны, когда вы хотите отправить несколько файлов кому-то по электронной почте. Вместо того, чтобы прикреплять несколько больших файлов, заархивируйте их в один файл. Архив займет меньше места, его легче прикрепить и отправить по электронной почте и удобнее скачать.

Форматы архивов ZIP или RAR широко используются разработчиками для упаковки своего программного обеспечения. Вам понадобятся архиваторы для извлечения файлов нужных программ.

Чтобы дополнительно защитить информацию в архивах, программы предлагают свои ключи шифрования и возможность поставить пароль на архив.

Как заархивировать папку в Windows

Операционная система Windows уже много версий назад обзавелась встроенным архиватором. Он удобен тем, что создание архива из папки не требует установки дополнительного софта или подключения к сети Интернет. Однако этот способ не лишен и минусов. При использовании штатного архиватора у пользователя отсутствует возможность:

• Задать параметры архивации;
• Выбрать формат архива (только «.zip»);
• Установить пароль доступа.

Если же вас это устраивает, то для осуществления данной операции необходимо:

1. Кликнуть правой кнопкой мышки по целевой папке;
2. Направить курсор на раздел «Отправить»;

3. В выпавшем меню выбрать «Сжатая Zip-папка».

После завершения процесса сжатия архив появится в той же директории, где расположена папка, из которой был создан архив. Открыт он может быть, как архиватором, так и в окне проводника.

Как архивировать папки и файлы в WinRaR

А теперь перейдем к практике. Сейчас мы научимся сжимать файлы и папки при помощи программы WinRaR. Если на Вашем компьютере установлена программа 7 Zip, то смело опускайтесь ниже — там информация для Вас. Если же у Вас нет ни того ни другого, то еще ниже 🙂

Для начала научимся архивировать файлы и папки. Делается это очень просто. Нажмите правой кнопкой мышки по файлу или папке с файлами. Появится вот такой список.

Как Вы уже догадались, нас интересуют пункты, которые начинаются со слов «Добавить в архив» (Add to).

Нам нужен второй пункт из этой серии. У меня он называется «Добавить в архив “Папка.rar”» (Add to “Папка.rar”). У Вас будет почти такой же пункт, только вместо «Папка.rar» будет написано название Вашего файла (папки) .rar.

Нажмите на этот пункт. Возможно, на некоторое время появится вот такое окошко. Дождитесь, пока оно пропадет.

А теперь посмотрите внимательно на файлы и папки. Должен появиться новый файл. Он будет выглядеть примерно так:

Вот это и есть тот файл или та папка, которую Вы заархивировали.

А теперь давайте посмотрим, насколько уменьшился размер. Нажмите правую кнопку мышки на файле или на папке, которую Вы сжимали. Из списка выберите пункт «Свойства».

Появится новое окошко. Запомните размер и закройте его.

Теперь нажмите правой кнопкой по новому файлу-архиву и выберите пункт «Свойства».

Скорее всего, его размер будет меньше, чем размер изначального файла (папки).

Но так бывает не всегда. Например, если Вы будете таким образом сжимать фотографии, видео или музыку, размер может остаться прежним или измениться совсем незначительно. Для сжатия фото, музыки и видео используются другие программы, не архиваторы.

А теперь научимся разархивировать, то есть доставать из архивов информацию.

Вообще-то, можно этого и не делать. Попробуйте просто открыть файл-архив. Внутри Вы увидите то, что было заархивировано. И оно совершенно спокойно открывается. Но все-таки это не очень удобно. Поэтому лучше все-таки вытаскивать информацию из архива.

Перед тем, как достать из файла-архива информацию, откройте его.

Откроется необычное окошко. Посмотрите в его середину – там показаны файлы или папки, которые прячутся в архиве. То есть, если мы его разархивируем, то эти файлы (папки) «вылезут» наружу.

Закройте окошко и нажмите правой кнопкой мышки по этому файлу. Нас интересуют два похожих пункта – «Извлечь в текущую папку» (или «Extract Here») и «Извлечь в какое-то название» (или «Extract to какое-то название»).

Если, когда Вы открывали архив, в середине окошка был один файл или одна папка, то нажимайте «Извлечь в текущую папку» (Extract Here). А если там было несколько файлов (папок), нажимайте «Извлечь в какое-то название» (Extract to какое-то название).

Вот и все. После того, как Вы нажмете на нужный пункт, файлы или папки извлекутся, и архив можно будет удалить.

А теперь давайте узнаем, какая у Вас версия программы WinRaR – та, которая со временем перестанет работать, или же та, которая будет работать постоянно.

Для этого нам нужно открыть любой файл-архив. Когда он откроется, в этом окошке нажмите на надпись «Справка» или «Help» (вверху) и из списка выберите пункт «О программе» (About…).

Появится небольшое окно. Если в нем написано «40-дневная пробная копия» (40 days trial copy), то это означает, что Ваша программа в ближайшем будущем перестанет работать. Имеет смысл скачать бесплатную программу для архивации (об этом читайте ниже).

А если в этом окошке написано «Владелец копии» или «Registered to», то программа будет работать – можно не беспокоиться, ничего не скачивать. И дальше читать тоже необязательно.

Цель процесса

Архивирование документов в организации требуется для оптимизации всей документации, а также для ее грамотного хранения. При наличии хорошо структурированного архива любой сотрудник фирмы при необходимости сможет найти разные документы, имеющие отношение к персоналу, разным приказам или контрагентам.

Все чаще фирмы переходят на электронный документооборот, поэтому все документы хранятся в компьютере, для чего формируется электронная версия архива. Но при этом учитывается, что документы обладают юридической силой только при наличии бумажного формата, поэтому электронное хранение документов выступает только дополнением стандартному архиву.

Как заархивировать папку и файл в 7-Zip

На Вашем компьютере установлен бесплатный архиватор (о том, как это определить, было сказано чуть выше). Называется он 7 Zip. И сейчас мы научимся им пользоваться.

Для начала научимся архивировать файлы и папки. Делается это очень просто. Нажмите правой кнопкой мышки по файлу или папке с файлами. Появится вот такой список.

Нас интересует пункт 7 Zip. Наведите на него. Появится дополнительный список. В этом списке нас интересует только один пункт, в моем примере он называется «Добавить к “Папка.zip”» (Add to “Папка.zip”).

У Вас вместо «Папка.zip» будет другое название, но тоже с окончанием .zip

Нажмите на этот пункт. Возможно, на некоторое время появится вот такое окошко. Дождитесь, пока оно пропадет.

А теперь посмотрите внимательно на файлы и папки. Должен появиться новый файл. Он будет выглядеть примерно так:

Вот это и есть тот файл или та папка, которую Вы заархивировали.

Теперь посмотрим, насколько уменьшился размер. Нажмите правую кнопку мышки на файле или на папке, которую Вы сжимали. Из списка выберите пункт «Свойства».

Появится новое окошко. Запомните размер и закройте его.

А теперь нажмите правой кнопкой по новому файлу-архиву и выберите пункт «Свойства».

Скорее всего, его размер будет меньше, чем размер изначального файла (папки).

Но так бывает не всегда. Например, если Вы будете таким образом сжимать фотографии, видео или музыку, размер может остаться прежним или измениться совсем незначительно. Для его уменьшения используются совсем другие программы.

А теперь научимся разархивировать, то есть доставать файлы и папки.

Вообще-то, можно этого и не делать. Попробуйте просто открыть архив. Внутри Вы увидите файлы и папки, которые были в него добавлены. И они совершенно спокойно открываются. Но все-таки это не очень удобно. Поэтому лучше вытаскивать информацию из архивов. Ведь в любой момент можно будет вернуть ее обратно, так, как мы это делали выше.

Перед тем, как достать из файла-архива информацию, откройте его.

Откроется необычное окошко. Посмотрите в его середину – там показаны файлы или папки, которые прячутся в архиве. То есть, если мы его разархивируем, то эти файлы (папки) «вылезут» наружу.

Закройте окошко и нажмите правой кнопкой мышки по этому файлу. В списке наведите на пункт «7 Zip». Появится дополнительный список. Нас интересуют два похожих пункта – «Распаковать здесь» (Extract Here) и «Распаковать в какое-то название\» (Extract to какое-то название\).

Если, когда Вы открывали архив, в середине окошка был один файл или одна папка, то нажимайте «Распаковать здесь» (Extract Here). А если там было несколько файлов (папок), то «Распаковать в какое-то название\» (Extract to какое-то название\).

Вот и все. После того, как Вы нажмете на нужный пункт, файлы или папки достанутся, и архив можно будет удалить.

Недостатки архивации

Главным недостатком архивации является то, что файл, находящийся в архиве, нельзя открыть и использовать сразу. Перед каждым доступом к такому файлу его необходимо предварительно извлечь из архива. Процесс извлечения, по большому счету, не сложный (см. ниже), но если архив большой, это может занять довольно много времени. Поэтому часто используемые файлы хранить в заархивированном виде не очень удобно.

Этот недостаток в значительной степени перечеркивает преимущества архивирования. В то же время, в случае хранения редко используемых файлов, а также пересылки файлов через Интернет, архивация полностью себя оправдывает.

Разновидности архиваторов: лучшие из лучших

Было бы неплохо узнать, какие архиваторы стоит использовать и почему. Эту классификацию мы приготовили специально для вас.

WinRAR

Пожалуй, самый популярный архиватор среди всех существующих на рынке. Вам стоит выбрать его из-за богатого функционала, приятного интерфейса. Скорость работы приличная, качество сжатия тоже радует. Разумеется, на русском языке. Поддерживает все распространённые типы архивов – от rar и zip до 7 z . Идеальный выбор для тех, кто только начинает осваивать компьютер.

WinRAR или WinZip — выбор за Вами

WinZIP

Не менее известный софт с просто ошеломляющим функционалом. Работает с большинством популярных расширений, переведён на русский. Скажем вкратце – если у вас на диске скопилось 10 гигабайт фотографий, попробуйте WinZip . Используя архиватор WinZIP , вы без труда уменьшите их вес до 9,5, а то и до 9 гигабайт!

Кстати, ВинЗип ещё и прекрасно синхронизируется с облачными сервисами, что весьма и весьма удобно.

Бесплатное и не менее популярное ПО, чем WinZIP и WinRAR . Имеет собственное расширение 7 z . Также поддерживает такие распространённые форматы, как зип, рар и пр. Меню оформлено в простом, лаконичном стиле. Это делает архиватор ещё привлекательнее.

Как и все перечисленные выше программки, 7- ZIP полностью переведена на русский язык. Скорость работы очень и очень приличная.

HaoZip

Можно с уверенностью заявить, что перед нами – полноценная и очень точная копия программы WinRAR . Она дублирует известный архиватор не только по функционалу, но и по внешнему стилю. Реализована поддержка множества форматов, степень сжатия восхитительная. Пожалуй, единственным минусом HaoZIP является отсутствие возможности запаковать данные в формат RAR . Вам будет доступна только распаковка. Надеемся, что этот маленький недостаток исправят в самое ближайшее время.

Преимущества

Преимущество архивов заключается в том, что совершенно не важно какого типа и размера документы вы собираетесь запаковать. Они станут единой папкой, которую без проблем можно передать другу через интернет

Вся разница в формате rar, именно он и отвечает за архивы.

Мой блог создан для новичков и мне не хочется грузить вас лишними терминами. В конце концов, лишь немногие знают как устроена лампочка, но это не мешает нам с вами ее активно использовать

Поэтому, давайте только об основном и важном

Даже файл большого размера передастся быстро и не отнимет много сил и времени, если вы используете архив. Было несколько файлов в разных форматах, стал один и в rar. Другу не придется искать все документы, относящиеся к вашему делу по папке «Загрузки». Он просто откроет архив и вуа-ля. Они предстанут его вниманию во всей красе.

Вам и самому будет намного проще найти на компьютере все документы, относящиеся к диплому, отчету за январь или конкретной статье в блог.

Если я пользуюсь услугами копирайтеров, то обычно прошу скидывать ТЗ, сам текст и картинки для публикации единым архивом. Это позволяет сократить время на поиски всех нужных файлов, относящихся к конкретной статье.

Еще одно преимущество архивов – они немного уменьшают конечный размер папки.

Форматы архивов

Формат архива — это файловый формат архивного файла. Существует множество форматов архивов, но лишь некоторые из них получили широкое признание и поддержку со стороны поставщиков ПО и пользовательских сообществ. Так, к числу наиболее популярных в среде Windows относятся ZIP, RAR, 7z, а в macOS — формат SIT.

Типы архивов

• Форматы, поддерживающие только архивирование, выполняют лишь слияние файлов в один (пример: tar).
• Форматы, поддерживающие только сжатие, выполняют лишь сжатие файлов (примеры: gzip, bzip2).
• Многофункциональные форматы позволяют сливать файлы в один, сжимать их, зашифровывать, создавать информацию для обнаружения и исправления ошибок, делать архивы самораспаковывающимися (SFX) для извлечения содержимого без помощи дополнительного ПО (примеры: RAR, ZIP, 7z).
• Дистрибутивные форматы используются для создания пакетов установки ПО, которые также могут быть самоустанавливающимися файлами (примеры: JAR, APK, IPA).
• Форматы дисковых образов используются для создания образов дисков, применяемых как тома хранения информации (примеры: ISO, NRG).

Схема совместного использования архивирования и сжатия

Создание архивов в онлайн-сервисах

Если скачивать архиватора от сторонних разработчиков вы принципиально не желаете, а встроенный архиватор вас не устраивает, можно воспользоваться специализированными интернет-ресурсами. Таких сайтов имеется более чем достаточно, но выбирать абы какие сервисы не стоит – есть риск занести в архив что-нибудь плохое. Лучше выбирать сайты из ТОП-5 выдачи поисковика, но и это не абсолютная гарантия, поэтому приводим небольшой список проверенных ресурсов:

• archive.online-convert.com;
• ezyzip.com;
• online-converting.ru.

Практически все подобные сервисы работают по схожему алгоритму, отличия будут заключаться только в интерфейсе. Рассмотрим для примера, как архивировать файлы zip в режиме онлайн на сайте online-convert.com:

• вводим в браузере урл сервиса;
• на главной странице выбираем опцию Convert to Zip;
• перетаскиваем пупку или файлы в зелёное окошко с надписью Drop Files here (или используем кнопку Choose File для выбора нужных файлов на диске своего компьютера);
• жмём кнопку Start conversion.

Сжатый архив будет помещён на ваш ПК в папку «Загрузки».

Итак, вы познакомились со всеми популярными способами создания архивов, научились, как работать с ними, как разархивировать. Теперь вы можете считать себя специалистом по этой теме. Правда, для этого вам нужно разобраться со всеми возможными параметрами архиваторов, но это дело опыта. Впрочем, в большинстве случаев достаточно использования настроек по умолчанию. В любом случае ждём ваших комментариев.

Архивы: что это такое

Архив представляет собой контейнер, в котором помещаются самые разные виды данных. Попадая в него, они не только надёжно хранятся, но ещё и немного уменьшаются в размерах благодаря процедуре сжатия.

Активное использование архивов практически на всех компьютерах мира объясняется удобной организацией структуры папок/файлов, уменьшением размера для отправки по электронной почте и создания копий. Работать с архивами просто и комфортно.

Какие подвиды бывают

1. Самораспаковывающийся. По факту, перед нами исполняемый тип, выполненный в формате exe . Просто запустите – он сам распакуется в выбранное вами место.
2. Многотомный. Так называется архив, который изначально разбит на несколько составляющих. Показал высокую эффективность при использовании объёмных файлов. Разделили их на компактные части, поместили на носители – и дело в шляпе!
3. Запароленный. Уже из названия понятно, что открыть такой архив обычным кликом мышки не получится. Нужно будет ввести пароль. Классная штука, когда нужно защитить личные данные.
4. Непрерывный. Каждый элемент представляет собой одно целое. Плюсы очевидны, однако не обошлось и без минусов. Чтобы извлечь один из элементов, придётся дождаться распаковки остальных.

Создание пароля для архива

Применение

Архивы особенно полезны как способ упаковки данных файловой системы и метаданных в единый файл для его хранения в компьютере или для пересылки по каналам, допускающих только пофайловую передачу, например для отправки структуры папок по электронной почте.

Помимо собственно архивирования, архивы часто используются для распространения пакетов программного обеспечения; в этом случае архив нередко называют дистрибутивным пакетом, и к нему могут применяться дополнительные условия касательно содержимого (скажем, должен присутствовать файл манифеста). Примеры архивов-дистрибутивов: deb для Debian, JAR для Java, APK для Android.

Как подготовить бумаги

Перед передачей документации на длительное хранение, необходимо грамотно ее подготовить. Для этого все бумаги группируются по разным критериям, после чего распределяются между множеством тематических папок.

Перед внесением документов в архив, формируется специальная номенклатура дел, в которой должны иметься следующие сведения:

• индекс конкретного дела;
• заголовок, с помощью которого можно понять, к каким процессам относится документация;
• количество документов, подлежащих хранению;
• примечания, имеющие отношение к разным операциям, совершаемым с бумагами, например, их перемещение или устранение.

Когда ставка НДС будет 20%? Узнаете здесь.

Дела, организованные в соответствии с номенклатурой дела, подлежат архивации. Срок данного процесса зависит от параметров самой документации.

Бухгалтерская отчетность хранится бессрочно, как и учредительные документы, поэтому даже после закрытия компании эта документация отправляется на хранение в архив муниципалитета.

Другие виды документов обычно хранятся в течение 5 лет. Если в бумагах имеется личная информация о наемных специалистах, то они должны сохраняться в целостности не меньше 75 лет.

Ответственность за отсутствия архива

Основные сведения о правилах архивации документов содержатся в ФЗ №125. Некоторые пункты являются обязательными для всех компаний, обладающих постоянным документооборотом.

Если нарушаются правила ведения архива, то уплачивается штраф в размере 500 руб. Если же вовсе отсутствует архив, а также компания не сохраняет важные документы, то штраф увеличивается до 300 тыс. руб.

Кто может получить доступ

Правильно составленные дела передаются в архив только через три года после отражения в бухучете операций по ним. Процесс, на основании которого выдаются документы для изучения, устанавливается внутренним регламентом компании.

Любой работник фирмы может обратиться в архив для изучения какой-либо бумаги. Право на это имеется даже у сторонних организаций.

Для этого выполняются следующие действия:

• формируется специальная заявка;
• факт передачи документации для временного использования отражается в особом журнале;
• выдается документация на срок не больше трех месяцев, а если нужна она для внутреннего применения, то выдается только на 30 дней.

Архивирование документов.

Лица, взявшие бумаги, не имеют право вносить в них какие-либо изменения.

Что для этого понадобиться и с чего начать

Ну прежде всего необходимо позаботиться о месте куда будет делаться архивация данных. Лучше всего для этого иметь отдельный внешний жёсткий диск. Потому что в случае использования диска Windows 7 велика вероятность того, что после «системных катаклизм» повредятся и файлы самого архива. То есть «не кладём все яйца в одну корзину»!

Теперь о том, где на компьютере находиться это место управления архивацией. Итак, нажимаем «Пуск» потом «Панель управления» и в появившемся окне выбираем «Архивирование данных компьютера»:

Либо, если у Вас окно «Настройка параметров компьютера» находиться не в режиме «Категория» а в режиме, например, «Мелкие значки», то находим «Архивация и восстановления» и жмём туда:

Но не зависимо от вида верхнего окна Вы всё равно попадёте в окошко, которое мы рассмотрим в следующем разделе нашей темы. Прошу не раздражаться «продвинутых» пользователей ПК по поводу такого подробного описания, но всё-таки мой блог в первую очередь рассчитан на пенсионеров и чайников.

Функциональные особенности

В зависимости от типа, архивы поддерживают объединение файлов в один, сжатие данных, шифрование, многотомность (архив из нескольких частей), контрольные суммы для проверки целостности содержимого архива, самораспаковку, самоустановку, информацию об исходном томе и носителе, информацию о структуре папок, примечания и комментарии, а также другие метаданные. Формат файла-архива определяется по расширению файла и/или по заголовку внутри файла. Для создания архивов используются программы-архиваторы, ПО для авторинга оптических дисков и программы для работы с образами дисков.

Особенности составления номенклатуры

Если в компании имеется действительно много бумаг, то при архивировании документов в организации обязательно составляется номенклатура дел. С ее помощью в будущем можно будет без проблем найти нужное дело среди многочисленных папок.

При составлении номенклатуры дел указываются следующие сведения:

• индекс конкретного дела, представленный присвоенным условным номером, причем первая часть данного номера является кодом отдела, откуда были получены документы;
• наименование дела;
• число бумаг, хранящихся в папке;
• срок, в течение которого должны храниться данные документы на основании требований законодательства;
• разные примечания, которые оставляются ответственным лицом, например, можно указать, что у конкретного дела имеется дополнительно электронная версия.

В маленьких организациях, где в архив ежегодно передается не слишком много документов, номенклатура дел может не составляться.

WinRAR

Ключевое назначение программы WinRAR – сжатие файлов и распаковка ранее созданных архивов. Приложение функционирует на большинстве популярных операционных систем: Windows 10 (32/64-bit) и ниже, macOS, Linux, совместимо с мобильными платформами Android, iOS.

Архиватор имеет мультиязычный интерфейс. Последняя версия утилиты доступна на русском языке и еще 42 лингвистических интерпретациях.

Функциональные возможности

Программа WinRAR, наряду с собственными алгоритмами сжатия цифровых данных, поддерживает технологии архивации аналогичных утилит. Приложение способно извлекать файлы из пакетов ZIP/ZIPX, ARJ, LZH, ISO, CAB, 7z, TAR, ряда других форматов.

Со времени первого релиза (1995) программа приобрела арсенал важных функций:

• создание самораспаковывающихся exe-модулей;
• внедрение комментариев к архивам, файлам (недоступно в формате RAR5);
• компоновка многотомных пакетов установленного размера;
• структурное архивирование с сохранением директорий и внутренних каталогов;
• формирование solid (непрерывных) пакетов – технология, используемая для максимального сжатия однотипных файлов;
• добавление данных в формате циклического кода для восстановления информации;
• защита архивов паролем.

Последняя версия WinRar 64-bit предоставляет 6 базовых алгоритмов: от режима «просто для хранения» до максимального сжатия.

Альтернативно, варьировать степень компоновки архива можно изменением длины словаря в интервале 1 – 128 MB. Архиватор может работать с графическим интерфейсом или в режиме консоли.

Архиватор WinRAR распространяется условно бесплатно. Стационарная версия программы обеих разрядностей: 64 и 32-бита, для ПК работает без ограничений 40 суток. Мобильное приложение ВинРар 2021 для Андроид устройств – полностью бесплатное.

Преимущества

Весомым усовершенствованием софта выступает поддержка многоядерности современных процессоров, что существенно сокращает время сжатия/распаковки.

Другие достоинства программы связаны с новым форматом архивирования – RAR5, где размер словаря увеличен до 1 ГБ, введен 256-битовый алгоритм хеширования, а также применяется методика симметричного блочного шифрования AES-256.

Установка WinRAR обеспечит быстрое создание резервных копий важной информации, распаковку пакетов, сформированных другими популярными архиваторами. Несмотря на пробный период, все ключевые функции приложения сохраняются после истечения срока бесплатной лицензии

Что такое архиваторы и как они работают

Архив — это файл, содержащий в себе один или несколько других файлов вместе с их данными. То есть несколько отдельных файлов копируются в один. Для этого используются специальные программы.

Архиватор файлов — это компьютерная программа, которая объединяет несколько файлов в один архивный файл или серию архивных файлов для упрощения переноса, отправки или хранения. Файловые архиваторы могут использовать сжатие данных без потерь в свои специальные форматы, чтобы уменьшить размер архива. Также эти пакеты программ позволяют распаковывать или извлекать сжатые форматы файлов.

Самые простые программы просто берут список файлов и последовательно объединяют их содержимое в архивы. Архивные файлы должны хранить метаданные, по крайней мере, название и размер исходных файлов, для корректной распаковки. Более продвинутые архиваторы хранят дополнительные метаданные, такие как оригинальные метки времени, атрибуты файлов или списки доступа.

Фото: fossbytes.com

Существуют разные форматы архивов и методы сжатия информации. Три наиболее распространенных типа архивных файлов: ZIP, RAR и 7Z. Они могут различаться размером конечного файла, скоростью сжатия информации, количеством файлов в архиве и т.д. Степень сжатия также зависит от архивируемых файлов. Например, текстовые файлы лучше всего поддаются сжатию, картинки сжимаются хуже, а файлы видео или музыки совсем не сжимаются, так как они уже максимально уплотнены.

Архивация с помощью WinRAR или 7-zip

Скачиваете программу WinRAR или 7-ZIP с официального сайта

http://7-zip.org.ua/ru/

http://www.win-rar.ru/download/

Устанавливаете. Затем собираете все файлы, которые хотите заархивировать в одном месте (папке). Выделяете все. Очень удобно использовать горячие клавиши Ctrl+A, нажимаете правой кнопкой мышки и выбираете WinRAR > Добавить в архив

Открывается окошко с настройкой параметров архива

Настроек много. Назовем основные:

• имя архива — Как будет называться архив и где он будет располагаться. С помощью кнопки Обзор… выбирается расположение
• формат архива — тут два варианта RAR или ZIP. Для архива в формате ZIP — недоступно большинство параметров архивации
• метод сжатия — то, как сильно вам нужно сжать файлы. Можно выбрать от значения без сжатия, до максимального сжатия. Разница во временных затратах (для максимального потребуется нагрузить процессор) и в объеме архива
• разделить на тома размером — опция с помощью которой ваш архив будет поделен на кусочки выбранного вами размера. Очень удобно для переноса архива по частям на другой компьютер через флешку или диск. (как записать диск с без специального ПО можно прочитать тут, с помощью Ashampoo Burning Studio — тут)

Это основные моменты, которые нужно проверять. Затем нажимаете ОК и ждете пока архивация закончиться.

Автоматический способ архивации данных Windows 7

Для того чтобы резервное копирование производилось в автоматическом режиме, необходимо сделать необходимые настройки, а конкретней, надо указать время их начала. Это лучше делать сразу же после выбора объектов архивирования, в последнем окне, где мы ещё раз проверяли параметры архивации. Нажимаем «Изменить расписание»:

А тут уже указываете время какое считаете нужным. Думаю, каждый понедельник в час ночи будет самый приемлемый вариант. День недели Вы, конечно, выставляйте на своё усмотрение, в зависимости от того, когда у вас обычно накапливаются изменения данных, а вот время лучше выбирать ночное. Всё-таки процесс это долгий, да и ответственный и лучше ему не мешать в этот момент:

Потом нажимаем «Сохранить параметры и выйти». Всё теперь каждый раз в указанное время будет автоматически начинаться архивирование ваших данных. Ну, конечно, если Вы не забудете подключить к компьютеру внешний жёсткий диск. Вот так выглядит сам архив:

По архивации данных Windows 7 всё. Разберём следующий момент.

Что такое архивация данных

На данном этапе всевозможные устройства для хранения цифровой информации имеют огромный объем памяти. Flash карты памяти, жесткие диски и специализированные хранилища данных предоставляют десятки и сотни терабайт памяти под ваши нужды. Но не смотря на то, что этот объем очень велик, он в любом случае ограничен. Поэтому задача экономии памяти актуальна и сейчас. А как проще всего добиться цели? Разумеется уменьшать объем файлов.

Именно это и достигается благодаря использованию процесса архивирования данных. Но это еще не все. Сохранность информации повышается благодаря созданию и использованию резервных копий данных. Передача информации меньшего объема экономит время и доступные мощности сетей передачи данных.

Процесс сжатия или архивирования данных – это преобразование исходной информации, основанное на специальных алгоритмах, делающееся с целью уменьшения ее объема.

Существует два основных метода сжатия – с потерями и без потерь.

1. Сжатие с потерями – характеризуется большей эффективностью, с точки зрения уменьшения исходного объема данных. Используется для работы с видео, аудио и графическими данными. Потерянная информация не препятствует восстановлению и последующему использованию информации.
2. Сжатие без потерь – характеризуется полным восстановлением исходных данных из архива. Используется для работы с текстовыми файлами, исходниками программ, и прочей информацией, для которой критична потеря части исходных данных.

Далее мы поговорим о создании архивов (образов) операционной системы Windows. Они используются для восстановления в случае критических сбоев. Рассмотрим встроенные средства, с помощью которым осуществляются все необходимые операции.

Заключение

Каждая компания должна определенный период времени хранить разные документы, составляемые в процессе функционирования. Для этого организуется архив, а также назначается ответственное лицо, называемое архивариусом.

При этом важно разрабатывать специальные положения, на основании которых выполняется создание архива, учет и обработка данных, а также формирование номенклатуры дел

• https://businessman.ru/pravila-arhivirovaniya-dokumentov-v-organizatsii.html
• https://assistentus.ru/vedenie-biznesa/arhivirovanie-dokumentov-v-organizacii/
• https://fbm.ru/bukhgalteriya/dokumenty/arxivirovanie.html