База данных access. таблицы в субд microsoft access

Параметры форматирования таблиц

Цвет чередующихся строк

По умолчанию фон любой другой строки в таблице Access представляет собой несколько оттенков, более темных, чем фон остальной части таблицы. Этот более темный цвет чередующихся строк упрощает чтение вашей таблицы, предлагая визуальное различие между каждой записью и записями непосредственно выше и ниже нее.

Чтобы изменить цвет другой строки:

1. 1. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу форматирования текста.

1. 2. Нажмите стрелку раскрывающегося списка «Альтернативный ряд».

1. 3. Выберите цвет в раскрывающемся меню или выберите «Нет цвета», чтобы удалить цвет другой строки.

1. 4. Цвет вашей альтернативной строки будет обновлен.

Создание простого запроса

Откроем базу данных STUD, как было рассмотрено в ЛР1. Создадим запрос, выводящий информацию о студентах, у которых имеются задолженности.

Для создания запроса активизируем окно базы данных (см. ЛР1). После этого щелкнем по корешку «Запрос» и кнопке «Создать». В появившемся диалоговом окне «Создание запроса» выберите кнопку «Конструктор». Access откроет диалоговое окно «Добавление таблицы», позволяющее выбрать базовые таблицы и запросы для создаваемого запроса. Выберите таблицы «Результаты» и «Cтуденты», нажимая кнопку «Добавить», после чего закройте это окно кнопкой «Закрыть».

Открывшееся окно конструктора запросов состоит из двух частей: верхняя содержит списки полей выбранных таблиц, а нижняя — бланк QBE для создания запроса. Каждый столбец бланка описывает одно поле, участвующее в запросе.

Включение поля в запрос производится перетаскиванием его из списка полей таблиц (расположенного в верхней части экрана) в нужный столбец бланка QBE при помощи мышки. Включение всех полей таблицы происходит перетаскиванием символа «*», находящегося вверху списка полей данной таблицы в верхней части экрана. Включите в запрос поля таблицы «Результаты»:

перетащив их в бланк QBE . Рассмотренным выше методом перетащите из таблицы “Студенты” поле Фамилия.

Запрос “Задолженность” будет иметь вид, как показано на рисунке. Установка связей между таблицами производится автоматически, используя структуру связей, созданную при генерации проекта БД. Можно задавать другие варианты связи таблиц и иные типы связей (внешнее объединение, «один-к-одному», «один-ко-многим» и т.д.). Изменение связей производится в верхней части окна выбором связанного поля в описании одной таблицы и транспортировкой его при нажатой кнопке мышки на описание соответствующего поля связанной таблицы. Тип связи можно изменить, активизировав ее щелчком мышки на линии связи.

Условие для отбора нужных нам полей производится включением этого условия для данного поля в строке QBE «Условие отбора». Несколько значений отбора вводятся в одну строку, разделенные логическими условиями AND или OR, либо вводятся в последующие ячейки строки «или». Установим для таблицы «Результаты» условие отбора студентов, у которых задолженности, для чего в столбец описания поля внесем строку «Задолженность» из таблицы «Результаты», и в строке «Условие отбора» введем: Да

Сбросим для этого поля флажок «Показать», запрещающий вывод данного поля в выборке (т.к его не обязательно выводить). Кроме стандартных операторов сравнения ‘=’, ‘ ‘, ‘ =’, Access поддерживает также BEETWEN, IN, LIKE. В запросе могут присутствовать т.н. вычисляемые поля — вычисленные значения над любыми полями таблицы. Access поддерживает большое число функций и операторов, применяемых при генерации вычисляемых полей. Чтобы просмотреть результат запроса необходимо на панели нажать кнопку:

Изменить заголовок можно также активизировав столбец с описанием поля; а затем выполнив команду «Свойства» меню «Вид», ввести в строку «Подпись поля» его название.

Строки итоговой таблицы желательно отсортировать по полю «Фамилия» таблицы «Студенты». Для этого в столбце с описанием данного поля в строке «Сортировка» выберем пункт «по возрастанию». При необходимости сортировки по нескольким полям Access сортирует данные в порядке их расположения в бланке QBE. После просмотра запроса видно, что необходимо ввести поле Имя из таблицы “Студенты”, т.к фамилии повторяютя и запрос не несет необходимой информации. Чтобы вставить поле, перетяните его в сетку QBE на место, где он должен находится и все остальные поля передвинуться на одну позицию в право. Запустить полученный запрос на выполнение можно также командой «Выполнить» меню «Запрос». Проверим полученные результаты на соответствие критериям отбора. Сохраним полученный запрос под именем «Задолженности». Запрос представляет собой таблицу:

Создадим запрос, в котором будет вычисляться дополнительное поле. Кафедра вычислительной техники решила своим работникам к новому году выплатить премию в размере 10% от зарплаты. Создадим запрос на базе таблицы “Преподаватели”, с полями Фамилия, Кафедра, Должность, Зарплата. Чтобы создать вычисляемое поле “Премия”, выводящее информацию о величине премии работнику, в новом столбце (следующим за заполненным), в строке “Поле” введем выражение Зарплата*0,1. Изменим заголовок поля, введя перед выражение его название. Ячейка будет содержать: «Премия: *0,1».

Изменить заголовок можно также активизировав столбец с описанием поля, а затем выполнив команду «Свойства» меню «Вид», ввести в строку подпись поля его название. Введите в строку «условие отбора» для кафедры «Вычислительная техника».

Создание структуры таблицы БД Access командой CREATE TABLE языка SQL

2015-07-04

Инструкция SQL (SELECT) или запрос на выборку данных из таблиц БД Access рассмотрена в работе SQL — язык доступа и управления СУБД Access. В этой статье рассмотрим инструкцию SQL (CREATE TABLE) запроса на изменение.

К этому типу запросов относятся запросы на создание таблицы, на добавление или на удаление записей в таблице и запросы на ее обновление. Структуру таблицы можно создать с помощью оператора CREATE TABLE языка SQL.

Рассмотрим создание структуры таблиц базы данных БД «Деканат» на основе модели «сущность – связь» в СУБД Access с помощью запросов SQL. Для этого создадим новую базу данных sql_training_st.mdb в приложении Access 2007.

Рис. 1.

Следует отметить, что файл новой базы данных сохраним в формате Access 2002-2003. После создания новой БД, в окне приложения будет отображаться окно БД на вкладке Режим таблицы и новая пустая таблица с именем Таблица 1 в режиме таблица.

Рис. 2.

Закрываем Таблицу1, щелкнув правой кнопкой мыши на Таблица1 в окне редактирования, и в контекстном меню выбрав команду Закрыть. Далее создадим структуру таблицы Группы аналогичную структуре таблицы Группы, созданной в Конструкторе, используя команду SQL create table.

Для этого в окне БД щелкаем левой кнопкой мыши на вкладке Создание и выбираем команду «Конструктор запросов». В результате в окне редактирования откроется объект «Запрос1» и окно диалога «Добавление таблицы». Закроем окно диалога, щелкнув левой кнопкой мыши на пиктограмме «Закрыть» в правом верхнем углу этого окна.

Рис. 3.

Затем создаем структуру таблицы «Группы», для этого выберем режим SQL, выполнив команду Вид/ Режим SQL. Удаляем появившуюся в окне запроса команду SELECT и вводим с клавиатуры следующую команду:

create table Группы
(КодГруппы COUNTER CONSTRAINT PrimaryKey PRIMARY KEY,
Название char(6),
Курс int,
Семестр int);

Сохраняем запрос с именем «Создание Группы». В результате в «Области переходов» появится несвязанный объект — «Создание Группы». После сохранения запроса необходимо выполнить этот запрос, щелкая на пиктограмме «Выполнить». В результате выполнения команды «create table Группы» в «Области переходов» появится объект — «Группы: таблицы».

Рис. 4.

Закроем окно «Создание Группы» и откроем объект – «Группы: таблица» в режиме конструктора.

Рис. 5.

Созданная с помощью запроса на изменение структура таблицы «Группы» аналогична структуре таблицы «Группы студентов», созданной в режиме «Конструктор».

Затем создаем структуру таблицы «Студенты», для этого выберем режим SQL, выполнив команду Вид/ Режим SQL. Удаляем появившуюся в окне запроса команду SELECT и вводим с клавиатуры следующую команду:

create table Студенты
(КодСтудента COUNTER CONSTRAINT PrimaryKey PRIMARY KEY,
КодГруппы int,
Фамилия char(20),
Имя char(15),
Отчество char(15),
Пол char(1),
Дата_рождения DATE,
Место_рождения MEMO,
FOREIGN KEY (КодГруппы) REFERENCES Группы (КодГруппы));

Для описания связей между таблицами «Группы» и «Студенты» через поле «КодГруппы» (отношение «один-ко-многим»), а также обеспечения целостности базы
данных применена запись «FOREIGN KEY (КодГруппы) REFERENCES Группы (КодГруппы)».

Сохраняем запрос с именем «Создание Студенты». В результате в «Области переходов» появится несвязанный объект — «Создание Студенты». После сохранения запроса необходимо выполнить этот запрос, щелкая на пиктограмме «Выполнить». В результате выполнения команды «create table Студенты» в «Области переходов» появится объект — «Студенты: таблицы».

Рис. 6.

Расширенные параметры поля

На предыдущей странице вы узнали о настройке типа данных для новых полей. Когда вы задаете тип данных полей, вы действительно устанавливаете правило для этого поля. Базы данных часто включают в себя правила, поскольку они являются способом гарантировать, что пользователи вводят правильный тип данных.

Почему это важно? Компьютеры не так умны, как люди, о некоторых вещах. Хотя вы можете признать, что два и 2 или NC и Северная Каролина — одно и то же, Access не будет, и поэтому он не будет группировать эти вещи вместе

Обеспечение ввода данных в стандартном формате поможет вам лучше организовать, рассчитать и понять его.

Правила также могут определять параметры, которые у вас есть для работы с этими данными. Например, вы можете делать только математику с данными, введенными в числовые или валютные поля, и вы можете форматировать только текст, введенный в поля memo.

Существует три основных типа правил, которые вы можете задать для поля: тип данных, лимит символов и правила проверки.

Установка первичного ключа

Если вы сразу не установили ключевое поле, то надо это проделать. Для определения первичного ключа выделите поле Код группы и нажмите на панели конструктора таблиц кнопку с изображением ключа или выберите команду Ключевое поле из меню. В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей:

счетчик, простой ключ и составной ключ.

Если первичный ключ не установлен пользователем до сохранения вновь созданной таблицы, Access выдаст запрос о необходимости включения в таблицу поля первичного ключа. При положительном ответе Access создаст ключевое поле типа счетчикс именем Код, в которое для каждого блока данных будет вводиться уникальный номер.

Простойключ определяется полем, содержащим уникальное значение.

Ключевое поле не позволит вводить в таблицу повторяющиеся или пустые значения, поскольку поле первичного ключа содержит однозначный идентификатор для каждой записи. Ключевое поле помогает Microsoft Access наиболее активно организовать поиск, хранение и объединение данных.

В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, создают составной ключ, состоящий из нескольких полей. Такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим».

Понимание таблиц

Все таблицы состоят из горизонтальных строк и вертикальных столбцов с небольшими прямоугольниками, называемыми ячейками в местах пересечения строк и столбцов. В Access строки и столбцы называются записями и полями.

Поле — это способ организации информации по типу. Подумайте о названии поля как о вопросе и каждой ячейке в этом поле в качестве ответа на этот вопрос.

Запись — это одна единица информации. Каждая ячейка в данной строке является частью записи этой строки. Каждая запись имеет свой идентификационный номер. В таблице каждый идентификационный номер уникален для своей записи и относится ко всей информации в этой записи. Идентификационный номер для записи не может быть изменен.

Каждая ячейка данных в вашей таблице является частью как поля, так и записи. Например, если у вас есть таблица имен и контактная информация, каждый человек будет представлен записью, и каждый фрагмент информации о каждом имени человека, номере телефона, адресе и т. Д. Будет содержаться в отдельном поле в строке этой записи.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Комбинированные поля

Выпадающий элемент является выпадающим списком, который можно использовать в форме вместо поля. Комбинированные поля ограничивают информацию, которую могут вводить пользователи, заставляя их выбирать только те параметры, которые вы указали.

Комбинированные поля полезны для полей, которые имеют ограниченное число возможных действительных ответов. Например, вы можете использовать поле со списком, чтобы люди только вводили действительное состояние США при вводе адреса или что они выбирают только продукты, которые уже существуют в вашей базе данных при размещении заказа.

Таблицы

К этому моменту вы уже должны понимать, что база данных представляет собой совокупность данных, организованных во много связанные списки. В Access все данные хранятся в таблицах, что ставит таблицы в центр любой базы данных.

Возможно, вы уже знаете, что таблицы организованы в вертикальные столбцы и горизонтальные строки.

В Access строки и столбцы называются записями и полями. Поля больше, чем просто колонки; это способ организации информации по типу данных. Каждая часть информации внутри поля имеет один и тот же тип. Например, каждая запись в поле « Имя» будет именем, и каждая запись в поле « Адрес улицы» будет адресом.

Аналогично, запись — это больше, чем просто строка; это единица информации. Каждая ячейка в данной строке является частью записи этой строки.

Обратите внимание, как каждая запись охватывает несколько полей. Несмотря на то, что информация в каждой записи организована в поля, она принадлежит другой информации в этой записи

Видите номер слева от каждой строки? Это идентификационный номер, который идентифицирует каждую запись. Идентификационный номер для записи относится к каждой части информации, содержащейся в этой строке.

Таблицы хороши для хранения тесно связанной информации. Допустим, у вас есть пекарня и есть база данных, в которой есть таблица с именами и информацией ваших клиентов — их номера телефонов, домашние адреса и адреса электронной почты. Поскольку эти сведения содержат все сведения о ваших клиентах, вы должны включить их в одну и ту же таблицу. Каждый клиент будет представлен уникальной записью, и каждый тип информации о клиентах будет храниться в его собственной области. Если вы решили добавить больше информации — например, день рождения клиента — вы просто создадите новое поле в одной таблице.

Как добавить новое поле в таблицу Access?

Для сохранения нового фрагмента данных в уже имеющейся таблице Access, проектировщики структуры БД рекомендуют добавить в нее новое поле. В качестве примера, сделаем предположение о наличии таблицы с полями, где указаны почтовый адрес, номер телефона, адрес электронной почты, имя и фамилия каждого клиента. Если вам необходимо начать отслеживание предпочтительного способа связи для каждого клиента, для хранения подобных данных добавляется новое поле.

Все элементы информации, нуждающиеся в трекинге, хранятся в различных индивидуальных полях. К примеру, в таблице товаров можно создать поля “Цена”, “Код товара” и “Название товара”, а в таблице контактов — поля “Адрес”, “Телефон”, “Фамилия” и “Имя”.

Каждое поле обладает рядом основных характеристик, к примеру именем, идентифицирующим его в уникальном порядке среди других значений одноименного поля, типом данных, указывающим на характер данных, операциями, которые можно осуществлять с исходными данными, и объемом места, выделяемым для каждого значения.

Чтобы создать поле со списком:

1. В представлении «Макет формы» выберите вкладку «Дизайн макета форм» и найдите группу «Элементы управления».
2. Выберите команду Combo Box, которая выглядит как раскрывающийся список.
3. Ваш курсор превратится в крошечный значок перекрестия и выпадающего списка
   . Переместите курсор в место, где вы хотите вставить поле со списком, затем нажмите. Появится желтая строка, указывающая место, где будет создано ваше поле со списком.
4. Появится диалоговое окно Combo Box Wizard . Выберите второй вариант, я наберу нужные значения и нажмите «Далее».
5. Введите варианты, которые вы хотите отобразить в раскрывающемся списке. Каждый выбор должен быть в отдельности.
6. При необходимости измените размер столбца, чтобы весь текст был виден. После того, как вы удовлетворены своим списком, нажмите «Далее».
7. Выберите магазин, что значение в этом поле, а затем нажмите на стрелку раскрывающегося списка и выберите в поле, где вы хотите выбор из комбо — поля для записи. После выбора нажмите «Далее».
8. Введите метку или имя, которое будет отображаться рядом с вашим полем со списком. Как правило, рекомендуется использовать имя поля, которое вы выбрали на предыдущем шаге.
9. Нажмите «Готово» Ваше поле со списком появится в форме. Если вы создали свое поле со списком для замены существующего поля, удалите первое поле.
10. Перейдите в режим просмотра формы, чтобы протестировать поле со списком. Просто нажмите стрелку раскрывающегося списка и убедитесь, что список содержит правильные варианты. Теперь поле со списком можно использовать для ввода данных.

Если вы хотите включить раскрывающийся список с длинным списком параметров и не хотите вводить их все, создайте поле со списком и выберите первый вариант в мастере со списком, я хочу получить значения из другой таблицы или запроса. Это позволит вам создать раскрывающийся список из поля таблицы.

Некоторые пользователи сообщают, что Access работает при работе с формами. Если у вас возникла проблема с выполнением любой из этих задач в представлении «Макет», попробуйте переключиться на «Дизайн».

Чтобы задать автоматическое заполнение поля текущей датой:

1. В представлении «Макет» или «Дизайн» выберите вкладку «Дизайн» и найдите группу «Инструменты». Щелкните команду Property Sheet.
2. Лист свойств появится на панели справа. В форме выберите поле, которое вы хотите автоматически заполнить в текущую дату. Это должно быть поле с типом данных даты. В нашем примере мы выберем поле «Дата отправки» в нашей форме «Заказы».
3. В Листе свойств перейдите на вкладку «Данные» и выберите поле «Значение по умолчанию» в четвертой строке. Нажмите кнопку «Создатель выражений», которая отображается в столбце справа
   .
4. Откроется диалоговое окно «Конструктор выражений». В списке Элементы выражения выберите слова «Общие выражения».
5. В списке категорий выражений дважды щелкните текущую дату.
6. Будет добавлено выражение для текущей даты. Нажмите «ОК».
7. Перейдите в режим просмотра формы, чтобы убедиться, что это выражение работает. При создании в новую запись с этой формой, поле даты вы изменяли будет автоматически заполнять текущую дату.

Предыдущие статьи

• Изменение таблиц в Access — 21/08/2018 14:58
• Дополнительные параметры отчета в Access — 21/08/2018 14:48
• Создание отчетов в Access — 21/08/2018 14:42
• Дополнительные параметры дизайна запроса в Access — 21/08/2018 14:36
• Проектирование запроса в Access — 21/08/2018 04:49
• Сортировка и фильтрация записей в Access — 21/08/2018 04:37
• Работа с формами в Access — 21/08/2018 04:25
• MS Access — Работа с таблицами, создание, удаление, настройка внешнего вида — 20/04/2018 17:18
• MS Access — Управление базами данных и объектами — 30/03/2018 16:18
• Начало работы в Access. Знакомство с Access 2010 — 10/02/2018 18:24
• MS Access: Введение в объекты — Таблицы, формы, запросы и отчеты — 07/02/2018 08:32
• MS Access: Что такое база данных? Отличие Access от Excel. — 03/02/2018 18:18

Чтобы изменить тип данных для существующих полей:

1. Выберите поле, тип данных которого вы хотите изменить.
2. На ленте выберите вкладку «Поля», затем найдите группу «Форматирование». Нажмите стрелку раскрывающегося списка Тип данных.
3. Выберите нужный тип данных.
4. Тип данных поля будет изменен. В зависимости от выбранного вами типа данных вы можете заметить изменения в своей информации. Например, поскольку мы установили тип данных для поля «Электронная почта» в «Гиперссылка», все адреса электронной почты в этом поле теперь доступны для ссылок.

Нельзя изменять тип данных полей, если вы не уверены, что данные вашего поля находятся в правильном формате для нового типа данных. Например, изменение поля, содержащего только текст в тип номера, приведет к удалению всех ваших полевых данных. Этот процесс часто необратим.

Правила валидации

Правило проверки это правило, которое диктует, какую информацию можно ввести в поле. Когда правило проверки правильное, пользователь не может вводить данные, нарушающие правило. Например, если мы просим пользователей ввести имя состояния в таблицу с контактной информацией, мы можем создать правило, которое ограничивает допустимые ответы на почтовые индексы штата США. Это помешало бы пользователям вводить что-то, что на самом деле не являлось реальным почтовым кодом штата.

В приведенном ниже примере мы применим это правило к таблице наших клиентов . Это довольно простое правило проверки — мы просто назовем все допустимые ответы, которые пользователь может ввести, что означает, что пользователи не могут вводить что-либо еще в запись. Тем не менее, можно создавать правила достоверности, которые намного сложнее.

Вставка рисунка или объекта

Создание других таблиц для этой базы данных — аналогичное. 

Создайте еще 5 таблиц самостоятельно.

Вставка в запись рисунка или объекта

Рисунок или объект добавляется из имеющегося файла либо создается в приложении OLE (например, в MS Paint), а затем вставляется в текущую запись.

Рассмотрим размещение объекта OLE на примере поля Фотография начальника в таблице Преподаватели. Фотографии хранятся в формате графического редактора Paint в файлах с расширением .bmp. Если рисунка в вашем файле нет, то создайте его самостоятельно и сохраните.

1. В окне базы данных установите курсор на таблице Преподаватели и нажмите кнопку Открыть
2. Заполните строки (записи) открывшейся таблицы данными в соответствии с названиями столбцов (полей)
3. Для размещения поля Фотография начальника выполните внедрение объекта OLE в файл базы данных. Установите курсор в соответствующее поле таблицы. Выполните команду меню Вставка|Объект
4. В окне Вставка объекта выберите тип объекта Paintbrush Picture и установите флажок Создать из файла
5. В этом окне можно ввести имя файла, содержащего фотографию.
6. Для просмотра внедренного объекта установите курсор в соответствующее поле и дважды щелкните кнопкой мыши
7. Чтобы вернуться из программы Paint, выполните команду Файл|Выход и возврат к таблице Преподаватели.

Размещение данных типа МЕМО в таблице

В таблице ПРЕДМЕТ предусмотрено поле ПРОГРАММА, которое будет содержать длинный текст – краткую программу курса. Для такого поля выберите тип данных ПолеМЕМО.