Работа над ошибками в powerpoint: делаем из плохой презентации хорошую

Делаем первый слайд

Первый слайд должен обязательно содержать:

• название и логотип конференции;
• дату проведения (можно также — место);
• название доклада;
• имя докладчика;
• название компании и логотип.

Все это нужно, чтобы 1-й слайд можно было показать сразу — например, вы выступаете после кофе-брейка, во время перерыва на экране может висеть заглушка от организаторов либо ваш первый слайд. Либо вы будете говорить что-то перед началом доклада. Либо что-то не заладится с оборудованием, и пока организатор ищет новые батарейки для кликера, на экране будет ваше имя.

А когда вы будете заливать презентацию на Slideshare, первый слайд будет обложкой — стимулом просмотреть презентацию. Особенно полезна дата — она показывает, насколько актуальна презентация. И авторитетность конференции может добавить вам плюсик в карму.

Конечно, если вы делаете нетленку на все времена, дату лучше не ставить, да и конфу не упоминать.

Надо ли представляться в начале доклада?

На большой конференции — скорее нет, чем да. Жаль тратить время на хвастовство или рекламу компании. Вас и так уже знают, видели ваш анонс в программе.

Представление нужно, если вы собираетесь давить авторитетом, но сомневаетесь, что слушатели знают все ваши заслуги.

Вот кстати — я же собираюсь давить авторитетом. Поэтому расскажу о себе.
Я верстала книги и журналы тогда, когда большинство читателей этой статьи еще ходили в школу. Это были времена, когда компьютеры только притворялись персональными и стоили немереных денег. Когда над книгой работала команда — арт-директор издательства, иллюстратор, технический редактор, корректор, верстальщик. И верстальщик вовсе не был главным человеком в проекте — только оттого что умел нажимать кнопки в этой шайтан-программе. Когда важна была типографика, гармония, когда ценили «серебро набора» и традиции книгоиздательства.
Впрочем, эти времена прошли, и не стоит их идеализировать. Но верстать я умею в четырех разных пакетах (от забытой Corel Ventura до популярного Adobe InDesign).

Запаситесь реквизитом

Термин «реквизит» всегда наводит меня на мысли о происходящем за кулисами в театре. Без реквизита спектакля не сыграешь. Это совершенно справедливо и для презентации.

Показывайте, а не рассказывайте. Подумайте, какие предметы помогут вам рассказать вашу историю, а вашей аудитории — уяснить и легче запомнить услышанное. Вот лишь несколько предложений.

Продукт. Если вы что-то продаете, позвольте участникам презентации увидеть, потрогать, почувствовать, испытать ваш продукт. Это же замечательно!

Инструменты

Если вы представляете какой-то сервис, прихватите инструменты, которые используете, — неважно, механические или цифровые

Виртуальный реквизит. Ваши слушатели привыкли во время презентаций заходить в интернет со своих смартфонов или планшетов (как минимум ради соцсетей); вы можете воспользоваться этим обстоятельством и, вместо того чтобы просто показывать им какой-то сайт или приложение на большом экране, предложить им посетить их самостоятельно — прямо сейчас. Для небольших презентаций (например, рекламной встречи) возьмите с собой iPad, на котором будут предварительно загруженные слайды: они сориентируют ваших слушателей по навигации.

Книги. Они могут показаться недостаточно «технологичными», но не стоит недооценивать их обаяние.

Постройте что-то «вживую». Здесь в качестве реквизита подойдет конструктор LEGO (только учитывайте размеры помещения). Постройте с помощью LEGO или другого подобного конструктора гигантскую столбиковую диаграмму или модель вашего нового продукта. Точно так же, как запоминают диаграммы, нарисованные в их присутствии, присутствующие будут долго помнить создание трехмерного изображения.

Еда. Ее можно тоже весьма успешно применять для наглядности. Я видел, как на заседании совета директоров использовали мармеладки Jelly Babies, чтобы представить классификацию контрактов с персоналом, обозначая разноцветными лакомствами разные категории работников. Конечно, как только презентация закончилась, члены совета съели мармеладную рабочую силу, что несколько ошарашило остальных.

Я был свидетелем того, как по контейнерам разного размера разливали пиво: это иллюстрировало презентацию, посвященную избирательной реформе. Обе эти презентации отпечатались в памяти, потому что мысль оформлялась у меня на глазах. А еще потому, что я люблю мармеладные конфеты и пиво.

Вместо слайдов: флипчарты и офисные доски

Как оживить презентацию без слайдов? Некоторые из предлагаемых идей и инструментов могут быть куда более действенными, чем самые лучшие из слайдов.

В большинстве аудиторий и конференц-залов этот «офисный мольберт» окажется у вас под рукой и станет прекрасным помощником в размещении наглядных материалов для презентации (правда, в большом помещении нужно будет убедиться, что всем его хорошо видно).

Прелесть флипчарта в том, что наглядные пособия вы можете создавать, что называется, вживую. Слушатели с большей вероятностью запомнят то, что вы записали или нарисовали, если это произошло у них на глазах, чем всё то же самое, возникающее перед ними в готовом виде на экране.

Вместо того чтобы показывать очередную диаграмму на слайде, оставьте пустой экран, перейдите к флипчарту и нарисуйте эту диаграмму «вживую», на глазах у ваших слушателей. Особенно такая тактика подходит для того, чтобы показывать развитие тенденции во времени, а не какие-то конкретные величины.

Флипчарт или офисная доска — это еще и полезное пространство для сбора информации, поступающей от аудитории: на них можно записывать возникающие вопросы, чтобы вы могли вернуться к ним в конце презентации, или фиксировать идеи и предложения ваших слушателей.

Собравшимся приятно видеть, что их вклад оценен, а не просто услышан или, того хуже, проигнорирован. Это заставляет людей почувствовать причастность к теме.

Не забывайте, что перевернуть страницу на флипчарте или стереть написанное на доске — значит показать, что вы переходите к следующему разделу своей презентации.

Главная часть

После вступительного слова, обычно наступает Ваша очередь начать презентацию. Здесь будут полезно запастись некоторым количеством вводных фраз и рассказать о структуре презентации.

Клише для главной части

Представляя визуальные материалы своей презентации (как правило, в Power Point или любой другой подобной программе), необходимо также иметь некоторое количество дежурных фраз, которые создают «связки-переходы» между слайдами, и помогают слушателям не потерять основной идеи, заложенной в презентации.

Некоторые фразы, данные ниже, помогут не растеряться и сфокусировать внимание аудитории в наиболее важных точках презентации. Фразы одинаковы для любого типа презентации – формального и неформального

Фразы для главной части

Также необходимо знать элементарные названия графиков, таблиц и т.д. на английском языке.

pie chart – круговая диаграмма,table – таблица,bar chart – гистограмма,line graph – линейная диаграмма,market share – сегмент рынка

Неплохо выучить (если не знали) или вспомнить (если знали и забыли) – некоторые полезные термины, которые помогут корректно донести до слушателя основную идею вашей презентации и доходчиво представить информацию в графиках, таблицах и т.д.:

represent – представлять, rise slowly – медленно подниматься, go up steadily – неуклонно подниматься, rise gradually – постепенно расти, rise sharply – резко взлететь, hold steadily – держаться на определенном уровне

descend – снижаться, fall/go down/drop – падать, fall slowly – медленно падать, fall steadily – неуклонно снижаться, drop sharply – резко упасть

justify – подтверждать, currently – в настоящее время, raise the price – поднять цену, compared to – по сравнению с, revenue – доход

rise by 5% – подняться на 5%, drop from … to… — цена упала с … до…, go to the level of 35% — выйти на уровень 35%

Презентация без слайдов: как это?

Как же проводить презентацию без слайдов? Можно, конечно, попробовать выучить всё наизусть и рассказывать по памяти, но, честно говоря, не советую. Помимо того, что заучивание 30-минутной презентации само по себе очень тяжело, это еще, как правило, означает, что во время выступления вы будете пребывать, что называется, «в своих мыслях», а не «в этом зале».

Часто мы можем заметить, что человек выступает, читая сценарий наизусть: всё заканчивается странноватым декламированием — в какой-то момент докладчик начинает говорить так, будто читает стихотворение. Кроме того, такие ведущие мало взаимодействуют (или вовсе не взаимодействуют) с аудиторией, потому что, отвечая на вопросы, они всякий раз должны помнить, на чем остановились.

Определитесь с тем, что вы хотите сказать, но не пытайтесь выучить всё слово в слово. Вот что я имею в виду: хорошенько продумайте план, тщательно выстройте структуру, представляйте, о чем хотите говорить, но не записывайте сценарий от руки и не заучивайте его. Лучше определитесь, в каком порядке будете излагать свои тезисы, и спокойно рассказывайте о каждом из них, когда придет время.

Не забывайте: вы уже знаете весь материал и просто рассказываете его — так, что создается ощущение, будто ваше выступление — экспромт.

Если мне нужны какие-то подсказки, я обычно использую карточки с текстом или открытки с «жирными точками». Я незаметно держу их в руке (а иногда оставляю на столе, рядом с которым выступаю), так что могу просто взглянуть на них, если подзабыл, куда мне нужно двигаться дальше.

Никогда не набрасывайте «шпаргалку» на листе бумаги. Во-первых, если вы нервничаете, листок будет предательски дрожать, а во-вторых, клочок бумаги (или стопка листов) ассоциируется с некоей обрывочностью; кроме того, он часто оказывается помятым или скомканным, когда вы достаете его из кармана.

Никогда не выходите на сцену с подробным, слово в слово, написанным от руки сценарием. Иначе в конечном счете вы приметесь его читать, то есть будете смотреть в свои бумаги, а не на аудиторию — и утратите с ней зрительный контакт.

Это, в свою очередь, поднимает ваши шансы бубнить всё выступление. Если вы оторветесь от текста и посмотрите на слушателей, то по возвращении к сценарию, вероятнее всего, не найдете, где остановились, — это выбьет вас из колеи, и вы будете выглядеть некомпетентным.

Пример хорошей презентации

«Вводная часть»

Этот раздел содержит один редко два слайда, в которые входят:

• отличительный знак компании (логотип);
• название;
• слоган;
• информация о человеке, который представляет компанию во время выступления.

Этот слайд является показным, потому что демонстрируется зрителям во время всей презентации

Он должен привлекать к себе внимание и заинтересовывать. Вводную часть оформляют как можно интереснее, так как она становится визитной карточной презентации

«О компании»

В этот раздел включают главные моменты работы компании, достоинства и преимущества перед конкурентами. Слайды не должны быть перегружены информацией, материал используется легко читаемый и информативный. При демонстрации информацию переносят в таблицы, изображения, графики. В среднем используется 5 слайдов.

Темы для раздела «О компании»:

• задачи, цели, принцип работы;
• опыт работы;
• производственный состав: персонал, объем производства, доля рынка;
• производственная информация:
• информация о развитии компании за предыдущие годы: акции, увеличение персонала, показатели прибыли и роста;
• отличительные черты от конкурентов, главные преимущества;
• юридические документы: сертификаты, награды, лицензии.

«Об услугах и продукции»

Решающим критерием в объеме этого раздела выступает сфера работы компании. Фирмы, занятые производством продукции, чаще заполняют этот раздел большим количеством слайдов, чем фирмы оказывающие услуги. В любом случае количество слайдов рекомендуется делать до 10 шт.

При большом модельном ряде товаров или услуги выполняют группировку наименований по категориям. Каждой категории можно выделить отдельный слайд. В нем указывают описание товара, характеристики

Не нужно описывать весь ассортимент, достаточно акцентировать внимание слушателей на главных моментах

«Кейсы»

Для демонстрации надежного имиджа компании важно продемонстрировать слушателям удачные кейсы. Кейс представляет собой успешно выполненный проект из практики компании

Он состоит из описания проделанной работы, срока выполнения, фото отчета. На первом слайде раздела выгоднее показать все реализованные проекты, представив информацию в графиках или таблицах.

Кейсы в презентации выбирают интересные и выгодные для просмотра. Пример работ помогает показать компанию в выгодном свете, демонстрируя перед инвесторами или будущими партнерами серьезность намерений, надежность фирмы и опыт в работе. Каждый проект публикуется на отдельном слайде, количество не должно превышает 7.

«Прощание»

Последний слайд презентации посвящается благодарности за просмотр и обратной связи с сотрудниками компании. Она необходима для дальнейшего сотрудничества между участниками презентации.

Презентация о себе

Необходимость в разработке презентации о себе может возникнуть по разным причинам. Это важный маркетинговый элемент, который чаще необходим для демонстрации своих профессиональных навыков и себя при встрече с работодателем, партнерами или инвесторами.

Главным правилом при оформлении является составление интересного грамотного рассказа о себе, демонстрирующего достоинства характера, профессионализма, но без фанатизма. В соблюдении этой тонкой грани и состоит удачное представление себя незнакомым людям через презентацию.

Содержание презентации зависит от аудитории и конечной цели. Они определяют формат выступления, материал, который войдет в рассказ о себе.

Само презентация включает:

• вступление, информация о полученном образовании, можно представить список своих лучших качеств;
• профессиональные навыки, карьера;
• личные достижения;
• цели на будущее;
• хобби и увлечения.

Презентация стартапа

Перед запуском нового стартап-проекта встает вопрос об оформлении презентации. Главной задачей презентации проекта считается привлечение инвесторов для выполнения намеченных идей и замыслов. Инвесторы, вкладывая средства, желают получить постоянный доход и надежный бизнес- проект, поэтому презентация обязана показать главные преимущества, достоинства стартапа, доступно раскрыть нюансы и главные моменты, описать производственную часть проекта.

Иногда встает необходимость в демонстрации посторонней информации из других источников: газет, радио, телевидения, рекомендаций или отзывов знаменитостей

При использовании таких материалов важно указывать, откуда они были взяты

Пример презентации проекта:

Вводная часть. Первый слайд имеет стандартный вид, состоит из названия проекта, логотипа и слогана.
Описание проекта. В этом разделе коротко описывается идея проекта. Нельзя перегружать слайды информацией достаточно конкретно и емко представить главные моменты проекта, не загружая лишней информацией слушателя.
Проблема. Сюда входит представление проблемы, которая разрешается выпуском нового продукта или услуги на рынок.
Решение проблемы. Этот раздел посвящается способам решения, поставленным выше задачам. Дается характеристика новому продукту, производство которого планируется в будущем. Для наглядности демонстрируются фото продукции, графические схемы главных моментов производства. В качестве примера свойств и качеств товара участникам презентации демонстрируется образец, сопровожденный рассказом о свойствах и достоинствах.
Объем рынка и продаж. Это важный для инвесторов раздел, правильное оформление которого поможет привлечь их в проект. В нем выгоднее смотрятся диаграммы и графики, показывающие доли рынка, динамика развития, дальнейший прогноз на ближайшие годы. Предположительные показатели объема продаж новой услуги или продукта рассчитывают в среднем на 5 лет. Можно указать предположительных клиентов, партнеров по бизнесу, дать краткую информацию по ним, указав, на каком этапе состоит сотрудничество.
Конкуренты. Дается список и характеристика к главным конкурентам на рынке продукции или услуг. Лучше представить информацию в виде таблицы. Можно не останавливаться на описании и продемонстрировать преимущества вашей продукции, главные отличия от конкурентов, приведя конкретные примеры, например, указав разницу цен и качества.
Инвестиции. Дается краткая информация о сумме инвестирования, методах использования

Рассчитываются денежные затраты проекта, период возврата расходов, показатели прибыли.
«Спасибо за внимание!». Последний слайд презентации принято завершать такой фразой

Принято благодарить слушателей за внимание и выделить время для накопившихся вопросов.

Последний слайд — очень ценный ресурс докладчика

Лучше совместить традиционный завершающий слайд «Вопросы?» и контакты спикера. Тогда вы будете умно отвечать на вопросы, а за вашей спиной будут висеть ваши контакты. И все, кого вы покорите интеллектом, смогут найти вас в Facebook или написать вам на почту.

Контактных данных должно быть немного. Сайт, почта, любимая соцсеть. Можно поставить QR-код сайта или свое фото, чтобы не обознались при поиске в соцсетях.

Еще одна фишка — на последнем слайде можно собирать лиды. Пишете, например, «Презентация в обмен на контакт: пишите на умный@спикер.рф и получите презентацию уже завтра». Адрес вымышленный. И если ваша презентация заслуживает повторного просмотра, вы получите сколько-то лидов в почту. Это лучше, чем обмен визитками.

Как начать презентацию

Клише для начала презентации

Как правило, обязанность открыть митинг берет на себя начальство, но если у Вас будет в запасе несколько «контрольных» фраз – это не повредит!)

Презентация нового продукта или услуги

На любое значимое мероприятие: представление нового продукта, услуги, книги, открытие магазина, офиса или церемонии празднования принято устраивать презентации или творческий вечер. Только тщательно подготовившись к мероприятию, уделив достаточное количество времени организаторским моментам можно добиться успеха в его проведении.

Устроить творческий вечер несложно, достаточно придерживаться трех этапов организации:

Подготовка мероприятия. От подготовки зависит основная часть успеха. Самый высокий процент расходов также входит в этот этап. Это расходы на аренду помещения, банкет, печать. Качество печати влияет на посещение вечера и его известность. К полиграфическим затратам относят приглашения, визитки, каталоги, календари и прочее

Особое внимание уделяется приглашениям, они должны быть привлекательными и качественными.

Фуршет является неотъемлемой частью презентации, только в случае длительного проведения мероприятия.

1. Проведение мероприятия. Творческий вечер всегда нуждается в ведущем. В этой роли может выступить наемный работник или сотрудник фирмы. Способности ведущего занимают не последнее место, так как на его плечи ложится атмосфера мероприятия и настроение гостей.

Творческий вечер лучше не растягивать по времени, недопустимы задержки в проведении мероприятия. Намеченные события должны четко следовать выделенному времени, за исполнением программы должны следить организаторы.

1. Полученный результат. Результат презентации оценивается количеством упоминаний в прессе, которые помогли реализовать демонстрируемый продукт. При повышении имиджа оценить успех труднее, так как творческий вечер приносит недолговременную популярность.

Продуктивность мероприятия определяется еще и количеством присутствующих на нем людей. Проведение презентации считается удачным, если из приглашенных изданий откликнулись хотя бы 60%.

Помимо гостей, любой творческий вечер не обходится без участия главного лица мероприятия. Сюда входят администрация компании, официальные лица или знаменитости.

Какой бы вид презентации вам ни понадобился, всегда следуйте правилам ее составления и проведения. Они нарабатывались годами, хотя тот вид представления, который мы знаем появился сравнительно недавно.

Как вовлечь аудиторию?

Часто организаторы мероприятий и встреч и те, кто приглашает докладчиков, спрашивают, чем выступающие намерены увлечь слушателей и как собираются поддерживать диалог с аудиторией. Эпоха докладов в жанре «Слушайте внимательно!», по всей видимости, уходит в прошлое. Вот несколько способов.

Обсуждение. Попросите слушателей обратиться к соседям — тем, кто рядом с ними, — чтобы те обсудили между собой вопрос, который вы только что задали. Это позволяет людям почувствовать проблему, выразить ее своими словами и заставляет задуматься, как реагировать на нее.

Две подсказки. Во-первых, вместо того чтобы бросить: «Обсудите это», — предложите вопрос: «Как это повлияет на ваш бизнес?»

Во-вторых, запаситесь колокольчиком, свистком или придумайте какой-то другой способ возвестить об окончании дискуссии и о том, что внимание пора переключить на вас

Голосование и «предварительные выборы». Спросите слушателей, что они думают по конкретному вопросу. Попросите поднять руки при голосовании. Пусть люди даже выстроятся в ряд поперек аудитории и станут живой диаграммой, иллюстрирующей результаты голосования — от «полностью согласен» до «категорически не согласен». Иногда бывает весьма любопытно провести голосование дважды, в начале и в конце презентации, чтобы посмотреть, поменялось ли что-нибудь.

Социальные сети. Если для мероприятия, на котором вы выступаете, нет хештега, объявите хештег для своей презентации и призовите слушателей размещать твиты с комментариями и вопросами, а в конце презентации загляните в Twitter на своем смартфоне или планшете, чтобы прочитать вслух комментарии слушателей или ответить на их вопросы.

Приложения. Сегодня доступна масса приложений, позволяющих слушателям «вступать в диалог» с вашей презентацией — от этапа загрузки слайдов и связанных с ними операций до участия в «опросах общественного мнения», результаты которых могут быть показаны в «прямом эфире» на экране. Посмотрите приложение Glisser (www.glisser.com) или великолепное CrowdMics (www.crowdmics.com): оно превращает смартфоны слушателей в микрофоны, которые можно подключить к усилителю, — и вам не придется беспокоиться о том, чтобы кому-то передали переносной микрофон, чтобы расслышать вопрос.

«Вопрос — ответ». Пожалуй, самый старый, простой и частенько самый эффективный способ вовлечения аудитории в диалог — серия вопросов-ответов. Если вы не уверены, что презентация действительно увлекает слушателей, то отказ от подготовленного контента и переход на формат «вопрос — ответ» означает, что определять предмет разговора могут сами слушатели. Таким образом, повышается вероятность того, что они получат желаемое от встречи.

Хорошие ведущие не просто стоят перед аудиторией и о чем-то рассказывают. Они живо излагают материал и делают всё, чтобы и они сами, и их слушатели ушли с презентации уверенными, что не зря потратили время.

Общие рекомендации по оформлению презентации

При оформлении презентации придерживаются следующих правил и рекомендаций для получения продуктивного результата.

• В первую очередь допускается использования только 3 цветов и 2 шрифтов при оформлении слайдов. Цветовая гамма заставки применяется спокойных тонов и четкой контрастности, чтобы текст не расплывался в глазах, а легко читался.
• Применение сложных или пестрых шрифтов вызывает несерьезность в намерениях выступающего человека и недопустимо в деловой сфере. Размер шрифта используется от 12, так как на проекторе презентацию меньшего шрифта будет трудно прочитать.
• Использование фото или картинок допускается только при действительной необходимости, а не для красоты. Любая графическая вставка в слайдах должна нести смысловую нагрузку. Числовые или сложные материалы лучше перенести в графики или схемы. Так они намного легче усваиваются и выгоднее смотрятся. Также допускается использование анимации, но только, если действительно необходимо продемонстрировать движение объектов.
• Избегайте в оформлении объемных таблиц. Они тяжелы для восприятия и не так необходимы, как кажется.