Топ 20 лучших техник тайм-менеджмента в 2021 году

Содержание:

10 мифов о тайм-менеджменте

Техники Тайм менеджмент

Техники и инструменты тайм-менеджмента кажутся многим несерьёзными и пустыми. А всё потому, что вокруг них до сих пор ходит масса противоречивых слухов. И каждый вполне можно опровергнуть.

№1. Управление временем невозможно

Здесь скептики любят ссылаться на отсутствие инструментов для реального изменения течения времени. Да, так и есть. Но только тайм-менеджмент – это совсем не о фантастике. Он о грамотном управлении собой в контексте времени.

№2. Это не работает!

Любимый довод тех, кто попробовал что-то одно и не получил результата. Но если сделать анализ, то станет понятна причина неудачи. И в 97% случаев она заключается в:

недостаточной мотивации;
неправильном целеполагании;

неумении отделять важное от второстепенного.

А значит нужно пробовать ещё раз.

№3. Придется больше и усерднее работать

Вовсе нет. Техники управления временем созданы как раз для того, чтобы за меньший временной интервал получить больший результат. А значит человек сумеет сэкономить ресурсы и энергию для близких или хобби.

№4. Это скучно, в тайм-менеджменте нет места спонтанности и творчеству

Не стоит планировать каждое мгновение. Достаточно определить приоритеты и в нужный момент отсечь все отвлекающие факторы.

№5. Это нужно только тем, кто постоянно опаздывает

Фактические опоздания не имеют ничего общего с достижением поставленных целей. Поэтому тайм-менеджмент необходим каждому, кто ищет самые эффективные способы решения задач. А это – 95% населения планеты.

№6 Это изобретение Запада – для России оно не подходит

История тайм-менеджмента чётко обозначена на Западе. Но это вовсе не значит, что в России он не существовал. Просто никто из теоретиков не сумел довести техники до официальной фиксации.

№7. Нельзя стать успешным без управления временем

Неверно привязывать успех к каким-либо техникам. Но любой успешный человек понимает, что основа его достижений – правильное распоряжение временем и умение расставлять приоритеты.

№8. Тайм-менеджмент экономит время

Практически экономить время невозможно. А вот научиться делать всё вовремя и так, чтобы оставался ресурс на семью, хобби и отдых, вполне реально. И с этой точки зрения тайм-менеджмент – оптимальный инструмент.

№9. Бесполезно бороться с прокрастинацией

Прокрастинация – это психологическая особенность, которая подлежит коррекции. Если прокрастинатор обратится за помощью к психологу, то тот в 99% случаев предложит воспользоваться техниками управления временем.

№10. Существуют универсальные техники, которые подходят всем

Нет, это не так. Специалистами разработана масса методик, поэтому каждый может найти свою. Главное – не останавливаться и пробовать.

Тайм менеджмент видео

Тайм-менеджмент: что это такое простыми словами

Тайм менеджмент

Каждый человек мечтает о том, чтобы использовать отведенное ему время с максимальной эффективностью. Но чаще всего живет в режиме цейтнота и постоянно изыскивает ресурсы для того, чтобы успеть всё и везде. Поэтому техники управления временем остро востребованы в 21 веке.

Определение тайм-менеджмента имеет несколько вариаций. Но чаще всего используется следующий вариант: тайм-менеджмент – это умение организовывать время для решения поставленных задач с извлечением наибольшей эффективности из имеющихся ресурсов.

Принципы эффективного управления временными ресурсами существовали в виде теории вплоть до последней четверти 20 века. И только в этот период стали востребованы в бизнес-среде, оформившись в полноценное направление. Постепенно техники получили повсеместное распространение. Ими пользуются не только на работе, но и:

в личной жизни;
в период организации важного события, в том числе семейного;
для выполнения текущих задач.

Поэтому можно сказать, что тайм-менеджмент полезен всем людям, которые ежедневно решают комплекс разноплановых задач в разных сегментах.

Он позволяет выделить из общего потока важные дела и выполнять их в соответствии с установленными сроками, исключив опоздания, стресс и другие проблемы.

Определение тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это техника организации осознанного контроля и распределения времени. С ее помощью можно вовремя достичь поставленных целей и задач, повысить эффективность и результативность.

Термин «time-management» с английского переводится как «управление временем». Изначально он использовался в бизнесе, а позже перекочевал и в повседневную жизнь.

Для чего он нужен?

Чтобы организовать свое время! Тайм-менеджмент нужен, чтобы из потока навалившихся дел выделить самые важные и выполнять только их.

Вспомните, когда вы в последний раз не успевали сделать все намеченное. Или всплывала мысль, что в сутках, к сожалению, лишь 24 часа, а не 30. Если вам это знакомо, то вам определенно следует заняться тайм-менеджментом.

Главные принципы тайм-менеджмента

Чтобы процесс организации времени шел как по маслу, необходимо придерживаться нескольких важных принципов.

  • Постановка целей. Четко сформулировать цель и результат — пройти половину пути.
  • Расстановка приоритетов. Надо понимать, какие дела быстрее приближают вас к намеченной цели.
  • Планирование. Следует составлять план на день и четко следовать ему.
  • Анализ собственного опыта. План составляется исходя из того, как вы действуете в определенных ситуациях.
  • Отдых. Силы необходимо восполнять, поэтому отдых обязательно должен быть включен в план действий.
  • Мотивация. Как правило, это результат поставленной цели. Но можно давать себе небольшие вознаграждения при выполнении скучных или трудных задач. Есть также метод наказания – если дело не выполнено, вы лишаете себя какой-то приятной вещи.
  • Использование сервисов-помощников. Это могут быть различные сайты, приложения на компьютер или смартфон.
  • Чередование разных видов деятельности. В таком темпе исключается монотонность – работать будет не так уж скучно и изнурительно.

Методы и техники

С некоторыми методами тайм-менеджмента мы уже успели ознакомиться. Давайте рассмотрим еще несколько.

Метод 10 минут

Если есть задача, которую вы совсем не хотите выполнять, скажите себе: “Я позанимаюсь ей всего 10 минут, а потом переключусь на что-то более приятное”. Как правило, этого времени хватает, чтобы втянуться и уже не останавливаться.

Принцип Парето

Согласно этому принципу 20 % наших дел приносят нам 80 % результата, а остальные 80 % дел – всего 20 % результата. Наша задача – разобраться, какие именно дела самые продуктивные, и сфокусироваться на них.

Закон Паркинсона

Задача заполняет все время, отведенное на нее. Говоря простыми словами, если у вас есть две недели на подготовку к экзаменам, вы закончите подготовку аккурат к концу второй недели. Даже если весь материал можно выучить за один вечер

Из этого закона вытекает важное правило – обязательно устанавливайте дедлайны!

Метод “Канбан”

“Канбан” переводится с японского как “карточка”. Этот метод позволяет визуализировать процесс планирования и выполнения задач.

Возьмите доску для стикеров и разделите ее на три столбца: Нужно сделать, Делаю и Сделано. Затем напишите все свои задачи на стикерах и разместите по столбцам. В процессе выполнения задач перемещайте карточки из одного столбца в другой. Вместо доски с карточками, можно использовать какой-нибудь сервис по организации дел типа Trello.

Больше инструментов из арсенала тайм-менеджмента вы найдете в нашей статье “Техники управления временем”.

Распространенные мифы о тайм-менеджменте

В нашей стране к тайм-менеджменту, как и ко всему новому, до сих пор относятся с опаской. С одной стороны, людей отталкивает странное заморское название, а с другой – витающие вокруг него мифы и стереотипы. Я постараюсь развеять самые распространенные из них и убедить вас, что у этого явления одни только плюсы.

Миф № 1. Все это чепуха – управлять временем невозможно

Время – объективная величина, поэтому человек действительно не может на него влиять. Но, говоря об управлении временем, имеют в виду нечто совсем другое. Правильнее было бы сказать “управлять собой”.

Тайм-менеджмент не превратит вас в заклинателя времени, он всего лишь научит успевать делать больше, чем вы привыкли. Его техники в большинстве своем просты и доступны каждому. Поэтому не стоит пугаться громких и неправдоподобных формулировок, за ними скрывается весьма безобидное содержание.

Миф № 2. Мне придется больше и усерднее работать

Методы тайм-менеджмента направлены не на увеличение объема работы, а на повышение результативности деятельности. Достигается это путем правильного планирования, расстановки приоритетов и устранения отвлекающих факторов, так называемых “пожирателей времени”.

Вам не придется изматывать себя работой и отказываться от личного времени. Скорее наоборот. Благодаря тайм-менеджменту у вас появятся дополнительные часы, которые вы сможете использовать на свое усмотрение.

Миф № 3. Тайм-менеджмент сделает из меня бездушную машину и лишит мою жизнь спонтанности

Давайте представим двух людей – назовем их Вася и Петя. Вася живет в постоянном хаосе, ничего не успевает и все время куда-то торопится. Из-за этого большую часть дел он делает неосознанно, как бы “на автомате”. Ему некогда отвлекаться на всякие мелочи вроде созерцания заката или задушевной беседы с сыном, зато больше часа в день он, сам того не подозревая, тратит на соцсети и игры в телефоне.

Совсем другое дело Петя. Он привык планировать свои дела и строго придерживаться плана. Ему хватает самодисциплины не отвлекаться во время работы на что-то ненужное и бесполезное. Поэтому он никогда не спешит и проживает каждую секунду своей жизни осознанно. Он всегда находит время на семью, потому что это один из главных приоритетов его жизни.

Чья жизнь больше похожа на жизнь бездушной машины? Думаю, ответ очевиден. В роботов нас превращает не планирование и следование расписанию, а отсутствие осознанности и контакта с жизнью.

Основы тайм-менеджмента: 7 принципов управления временем

Принципы Тайм менеджмент

Любая техника базируется на ряде базовых принципов. Их соблюдением требует определённого уровня самоконтроля. Но уже через 1-2 месяца правильное и эффективное планирование времени перейдёт в разряд привычки и перестанет требовать волевых усилий.

Планируйте свои действия

Основа грамотного распределения временного ресурса – планирование

Причем неважно, на день, неделю или месяц

При составлении плана необходимо учитывать несколько нюансов:

  • закладывать время на возможный форс-мажор;
  • не держать пункты в уме, а писать на бумаге или печатать на компьютере;
  • делить сложные и большие задания на несколько маленьких.

Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи

Конечная цель деятельности не должна быть обобщённой – путь к ней состоит из более мелких задач. Разбивка общего на частное делается на первичном этапе планирования. Промежуточные цели должны соответствовать следующим параметрам:

  • конкретность – это повышает шансы на их достижение;
  • измеримость – такой подход позволяет подобрать правильные варианты решения;
  • достижимость – временной интервал, отведённый на это, может быть разным;
  • актуальность – каждая промежуточная задача делает ближе конечную цель;
  • ограниченность – временные рамки стимулируют на реализацию задания.

Фиксируйте ваш план действий

План действий

Фиксацию этапов плана целесообразно делать наглядной в виде таблиц или диаграмм. Удобнее, если в ней будут отражены:

  • сроки;
  • продолжительность каждого этапа;
  • последовательность работ.

Это позволит держать на контроле весь проект или ввести в него новых сотрудников, которые сумеют в кратчайшие сроки сориентироваться с текущими делами.

Расставьте приоритеты

Определение конечной цели и разделение её на небольшие задачи – важная работа. Но для 90% людей она не столь сложна, как сохранение намеченного курса в текущей рутине. И здесь поможет чёткое разделение ежедневных задач по категориями.

Делать это можно разными способами:

  1. Буквенная маркировка. Пунктам ежедневного плана присваивается буквенное обозначение, где «А» – самые важные дела. Их нужно делать первыми с самого утра, остальные по мере убывания значимости.
  2. Матрица Эйзенхауэра. Она состоит из четырёх категорий: важные и срочные задачи (делаются незамедлительно здесь и сейчас), важные и не срочные (дают самую высокую результативность), срочные и не важные (делегируются окружающим по мере возможности), не важные и не очень срочные (убираются из списка).

Последний вариант маркировки очень распространён. При правильном распределении временного ресурса человек будет всегда находиться во второй категории, что позволит ему успешно и планомерно продвигаться к своим целям.

Сосредоточьтесь на главном

От основной цели ежедневно отвлекают многочисленные дела, заботы и развлечения, которые в конечном итоге «съедают» до 80% свободного времени. А ведь его можно было бы потратить с пользой!

Поэтому нужно научиться двум важным вещам:

  • делегировать – всё, что отвлекает и может быть перенаправлено для выполнения другими, должно быть делегировано;
  • говорить «нет» – незапланированным перерывам, пустой болтовне, изучению соцсетей и просмотру телевизора.

Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента

Каждый человек движется к цели своим темпом. На скорость продвижения влияют личностные особенности, обстоятельства жизни, социальный статус и другие факторы

Поэтому важно периодически делать анализ пройденного пути по ряду пунктов:

  • степень углубления в промежуточные задачи;
  • периоды наибольшей результативности;
  • ситуации, приведшие к потере ресурсов;
  • соблюдение правил.

Полученная информация даст возможность оптимизировать действия и создать свои индивидуальные правила для успешного выполнения задач.

Создавайте свои правила

Планируйте отдых

В погоне за успехом и достижением поставленных целей категорически запрещено забывать об отдыхе. Обычно кажется, что исключение из своей жизни выходных, отпусков и общения с близкими носит временный характер и не принесёт большого вреда. Но это приводит к постепенному снижению психофизиологических возможностей. И человек уже не может эффективно трудиться.

Приложения для тайм-менеджмента

Если 30 лет назад единственным помощником в тайм-менеджменте был ежедневник, то сегодня в нашем распоряжении огромное количество электронных приложений, облегчающих управление временем. Рассмотрим самые удачные из них.

Trello

Сервис, реализующий японский принцип “Канбан” – доску с карточками задач. Подходит как для личного применения, так и для управления проектами в командах. К карточкам можно прикреплять метки, чек-листы, устанавливать дедлайны, менять обложку.

Основные преимущества: наглядность, интуитивный интерфейс, доступность для всех видов устройств, возможность добавлять участников и вести совместные проекты.

Todoist

Приложение для управления списками задач с очень богатым функционалом

С помощью него можно составлять планы на каждый день, сортировать задачи по проектам и подпроектам, ранжировать их по важности, добавлять голосовые напоминания и многое другое. Придется немного покопаться в руководстве пользователя, но это того стоит! Доступно для Android и iOS

Sectograph

Самое оригинальное приложение среди ему подобных. В нем задачи располагаются на циферблате часов в соответствии со временем, когда они должны быть выполнены. Можно настроить уведомления о начале и окончании временного отрезка, отведенного под конкретную задачу, а также добавить часы как виджет на главный экран. Sectograph идеально подойдет для последователей системы GTD. Доступно пока только для Android.

Еще больше сервисов ищите в нашей подборке приложений для тайм-менеджмента.

Для чего нужен тайм-менеджмент

Ритм жизни в современном мире с каждым годом ускоряется. Только те, кто способен идти в ногу со временем, не отставая ни на шаг, смогут добиться успеха и реализоваться в жизни.

Сегодня сложно найти человека, который мог бы похвастаться тем, что все успевает. Дом, учеба, работа, спорт, семья – все это требует нашего внимания, сил и времени. “Ах, как жаль, что в сутках всего 24 часа!” – вздыхают люди и продолжают бешеную гонку за счастьем. Мы никак не можем увеличить количество часов, отведенных нам, но мы можем выжать максимум из того, что есть.

Представьте, что за день вам нужно выполнить пять важных дел: написать отчет по работе, сводить ребенка в поликлинику, вымыть все окна в квартире, пройти онлайн-урок английского и позаниматься в тренажерном зале.

При обычных условиях вы бы с трудом уложились в отведенные временные рамки и наверняка освободились бы где-то ближе к полуночи. Владея же техниками тайм-менеджмента, вы потратите на все эти дела в 1,5–2 раза меньше времени.

В тайм-менеджменте нет ничего сложного, от вас не потребуется каких-то сверхъестественных знаний и навыков. Для людей, работающих над собой и занимающихся саморазвитием, эта система – настоящая находка. Немного времени на изучение и внедрение техник, чуточку самодисциплины – и вы хозяин своего времени!

Обзор приложений для тайм-менеджмента

Не стоит отказываться от технических новинок, учась управлять временем. Успешные люди охотно используют их и считают одним из лучших изобретений человечества.

Обзор на самые интересные варианты приведён в списке:

Clear. Приложение было создано около 10 лет назад и представляет собой виртуальный блокнот, в котором можно фиксировать дела и вычёркивать сделанные.

1-3-5 List. Приложение работает по типу техники «1-3-5»

В нём дела сортируются по степени важности, выделяя одну первостепенную задачу, три средних и пять малозначительных.

RescueTime. Интересный вариант, с помощью которого можно сделать полноценный анализ временных затрат за день

Причём программа способна отправлять предупреждения, отметив незапланированный расход времени.

Trello. Софт доступен уже около 10 лет. Он подходит тем, кто предпочитает визуализировать задачи максимально ярко. Приложение выглядит как гигантская доска, на которой размещаются карточки с делами по степени важности. После отметки о выполнении оставшиеся задачи автоматически переходят из одной категории в другую.

Loop — Habit Tracker. Максимально функциональный софт помогает не просто грамотно распоряжаться временем, но и выработать полезные привычки надолго.

focus@will – необычное приложение, подбирающее по результатам предварительного тестирования лучшее музыкальное сопровождение для выполнения той или иной работы.

Рабочие приемы в тайм- менеджменте

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector